COSIMA Scripting: Dateinamen automatisiert vergeben
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COSIMA Scripting: Dateinamen automatisiert vergeben

Mit unserer Blogreihe „COSIMA Scripting“ möchten wir dazu inspirieren, eigene Optimierungen in COSIMA zu erkennen und zu realisieren. Denn mit Hilfe von Scripting können COSIMA-Anwender*innen mit ein wenig Programmiererfahrung selbst neue und sehr spezifische Funktionalitäten erstellen. Welche spannenden Möglichkeiten das bietet, zeigen wir anhand verschiedener Kundenbeispiele. Dieses Mal geht es um einen automatisierten Prozess für die Benennung von Dateien, die aus COSIMA heraus gespeichert werden.

Ausgabeformate aus COSIMA speichern

Ein wesentlicher Schritt am Ende des redaktionellen Arbeitsprozesses ist die Publikation der erzeugten Inhalte in verschiedene Ausgabeformate. Dazu generiert der COSIMA-Server über die Aktion „Format lokal speichern…“ oder „Format anzeigen…“ bzw. „Format erzeugen…“ das gewünschte Ausgabeformat, beispielsweise ein PDF-Dokument.

Unsere Kunden stellen uns immer wieder die Frage, ob die Namenskonvention für erzeugte Formate aus COSIMA beeinflusst werden kann. Standardmäßig haben aus COSIMA erzeugte Formate folgenden Aufbau: {Objektname}, {Version}, {Sprache}_{Variante}.{Formatendung}, also beispielsweise: „Mein Beispielobjekt, 2, de_DE.pdf“

Konkret sieht dies dann beispielsweise bei der Aktion „Formal lokal speichern…“ so aus:

Abb.: Standardbenennung von Dateien in COSIMA

bzw. beim direkten Öffnen durch die Aktion „Format anzeigen…“ im Adobe Acrobat Reader:

Abb.: Darstellung Dateiname im Adobe Reader

Wir kennen es von einigen unserer Kunden, dass der Dateiname immer in einer anderen Form abgespeichert werden muss. Meist ist dies durch Unternehmensvorgaben begründet. In manchen Fällen sind auch Automatismen hinterlegt, die nach Dateien mit genau definierten Namen in einem Ordner suchen.

Automatisierte Dateinamen per Scripting

Natürlich kann ein Dateiname auch manuell schnell geändert werden. Wenn dies jedoch häufig gemacht werden muss, ist der manuelle Weg unbequem und vor allem auch fehleranfällig. Ein automatisierter Prozess garantiert eine einheitliche Datei-Benennung.

Mittels COSIMA Scripting kann der Dateiname beim Speichern von Formaten nahezu beliebig beeinflusst werden. Um einen Eindruck von möglichen Kriterien zu bekommen, haben wir häufig gewünschte Kriterien nachfolgend aufgeführt, die auch beliebig kombiniert werden können:

  • Dateinamen basierend auf den COSIMA Standard-Metadaten des Objekts, beispielsweise der Objekt-Name, die Version oder die Sprachvariante
  • Dateinamen basierend auf kundenspezifischen, selbst konfigurierten Metadaten des Objekts, beispielsweise eine Dokumentennummer, eine Typbeschreibung oder ein Klassifikationsmerkmal
  • Dateinamen basierend auf Datumsangaben, beispielsweise den Freigabezeitpunkt oder den Publikationszeitpunkt
  • Dateinamen basierend auf Angaben von COSIMA, beispielsweise dem Namen des generierten Formats oder einem Wert aus einer Projektkonfiguration, die mit jeder Publikation um eins hochgezählt wird, um eine Eindeutigkeit sicherzustellen

Natürlich können die o.g. Kriterien beliebig miteinander kombiniert werden und mit Wenn-Dann-Regeln verschachtelt werden. Zudem können unterschiedliche Kriterien je nach Ausgabeformat verwendet werden, z.B. wenn der Dateiname eines PDF-Dokuments sich von dem einer HTML-Publikation unterscheiden soll

Die folgende Tabelle listet einige Beispiele:

NamensstrukturKonkretes BeispielErläuterung
{Dokumenttyp}_{Objektname}.{Formatendung}Betriebsanleitung_Mein Beispielobjekt.pdfEin Beispiel mit kundenspezifischen Metadaten
{Hochzählender Wert}{Objektname}{Publikationsdatum im Format yyyy-MM-dd}.{Formatendung}00003_Mein Beispielobjekt_2022-07-08.pdfDieses Beispiel stellt eindeutige Dateinamen sicher
{Objekt Identifier}{Version}{Formatname}.{Formatendung}56857fdc4e1db0280a010f48026eb0e9_2_PDF.pdfSo könnte ein Beispiel für eine automatisierte Weiterverarbeitung aussehen
{Sprache}_{Variante}, {Version}, {Objekt-Name}.{Formatendung}de_DE, 2, Mein Beispielobjekt.pdfEntspricht dem COSIMA Standardaufbau, jedoch in anderer Reihenfolge
Beispiele für Namensstruktur von Dateien

Ob der Einsatz eines solchen COSIMA Scripts für Sie sinnvoll ist, hängt natürlich immer von Ihren konkreten Gegebenheiten ab. Dieser Blog-Artikel soll Ihnen illustrieren, welche Möglichkeiten Sie haben, um Teilaspekte Ihrer täglichen Arbeit – in diesem Fall bei der Formatgenerierung – zu vereinfachen.

Interesse geweckt?

Diese Artikelreihe beschäftigt sich mit den mächtigen Funktionen von COSIMA Scripting und stellt verschiedene Anwendungsfälle in einzelnen Artikeln vor. Wir freuen uns sehr, Rückmeldung von Ihren Beispielen oder Vorschläge für zukünftige Artikel dieser Reihe zu erhalten. Unsere Kunden erhalten die in den Artikeln vorgestellte COSIMA Scripte mit einer kurzen Anleitung auf Nachfrage selbstverständlich kostenfrei.

Dafür einfach eine kurze Mail an support@docufy.de mit dem Titel des jeweiligen Scripts schreiben. Für weitere Unterstützung oder eine Initial-Umsetzung bieten wir regelmäßig stattfindende Gruppen-Schulungen, aber auch individuelle Workshops an. Zusätzlich wir Ihnen auch Scripting-Support als Dienstleistung an, falls Sie bei selbst erstellten Scripten Unterstützung in Form eines direkten Austauschs mit unseren Entwicklern brauchen.

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Philipp Schulze

Philipp Schulze ist Chief Operating Officer (COO) bei DOCUFY.

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