Die Anforderungen an Technische Dokumentation steigen – sei es durch immer kürzere Produktzyklen, vielfältige Varianten oder internationale Zielgruppen. Damit Unternehmen die Dokumentation ihrer Produkte schnell und effizient erstellen können, benötigen sie ein leistungsstarkes Redaktionssystem. DOCUFY COSIMA bietet viele Funktionen, die gezielt auf die Bedürfnisse moderner Dokumentationsprozesse ausgerichtet sind. Diese Features helfen Unternehmen verschiedener Branchen (Maschinen- und Anlagenbau, Mess- und Regeltechnik, Medizintechnik oder Automotive), ihre Dokumentation klar, schnell und effektiv zu gestalten.

Inhalte modular und flexibel gestalten

COSIMA arbeitet mit einer Struktur, bei der Informationen in kleine, unabhängige Einheiten aufgeteilt werden.

• Zeit und Kosten sparen: Redakteure erstellen Inhalte, die mehrfach verwendet werden können, anstatt Informationen zu duplizieren. Das reduziert den Aufwand bei der Pflege und Übersetzung.
• Effizientes Arbeiten im Team: Redakteure können problemlos in global verteilten Redaktionen weltweit kooperieren dank konsequenter Internetfähigkeit und sehr geringen Anforderungen an die IT-Netzinfrastruktur.

Informationen gezielt organisieren und klassifizieren

COSIMA macht es leicht, Informationen gezielt zu ordnen und immer wiederzufinden. Alle Informationen werden klar strukturiert abgelegt und sind sofort auffindbar.

• Zeitersparnis und Übersichtlichkeit: COSIMA bietet eine klare Einteilung, mit der auch bei großen Dokumentationen alles gut organisiert bleibt.
• Wiederverwendbarkeit von Informationen: Inhalte lassen sich je nach Bedarf an mehreren Stellen nutzen und auf verschiedenen Wegen zur Verfügung stellen – sei es für Online-Plattformen oder gedruckte Anleitungen.

COSIMA Web Client für einfache Zusammenarbeit und Reviews

COSIMA ermöglicht eine nahtlose Einbindung anderer Fachabteilungen in den Dokumentationsprozess, ohne dass diese spezielle Software benötigen:

• Inhaltserstellung durch Fachexperten: Fachabteilungen können über den COSIMA Web Client direkt im Browser Inhalte beisteuern. Redakteure vergeben dazu Aufgaben an Experten, die ihre Beiträge einfach im Web-Client erfassen. Die Redaktion hat den Bearbeitungsstatus im Blick und kann fristgerecht auf offene Punkte reagieren.
• Reviews und Kommentare: Der Web Client unterstützt ebenfalls den Review-Prozess. Fachabteilungen können Dokumente oder einzelne Module prüfen und kommentieren. Auch hier wird der Status jeder Aufgabe angezeigt, was die Nachvollziehbarkeit und Termintreue fördert​.

Planung und Überblick mit dem Publikationskonfigurator

Der Publikationskonfigurator in COSIMA ist ein praktisches Tool, um den Dokumentationsprozess zu organisieren. Damit können alle Informationen für eine Dokumentation geplant und strukturiert werden.

• Effiziente Planung und Wiederverwendung: Der Publikationskonfigurator zeigt schnell, welche Inhalte aus früheren Projekten wiederverwendet werden können und welche neu erstellt werden müssen.
• Gezielte Zusammenarbeit: Redakteure und Experten in anderen Abteilungen können frühzeitig eingebunden werden, was die Arbeit vereinfacht und beschleunigt.

COSIMA Scripting für automatisierte Abläufe

Mit COSIMA Scripting lassen sich wiederkehrende, manuelle Arbeitsschritte ganz einfach automatisieren. Die Scripte helfen dabei, neue Funktionen flexibel umzusetzen, ohne auf offizielle COSIMA-Releases warten zu müssen:

• Beispiele für Scripting-Anwendungen: Benachrichtigungen per E-Mail oder SMS bei Statusänderungen, automatische Bereitstellung von Ausgabeformaten, Erstellung zusätzlicher Objekttypen und Datenaustausch mit externen Systemen (z.B. SAP). COSIMA Scripting steigert damit die Effizienz und reduziert potenzielle Fehlerquellen.

Unterstützung für Mehrsprachigkeit und Übersetzungen

COSIMA erleichtert den Umgang mit mehreren Sprachen und hilft dabei, eine einheitliche, verständliche Dokumentation zu erstellen.

• Kosten- und Zeitersparnis: COSIMA erkennt Sätze, die bereits in anderen Dokumenten verwendet wurden, und schlägt diese automatisch vor. Das reduziert den Aufwand für die Übersetzung erheblich.
• Konsistente Sprache: Einheitliche Begriffe und Formulierungen verbessern die Qualität und Verständlichkeit der Dokumentation – besonders bei Dokumentationen in mehreren Sprachen​.

Flexibilität bei der Bereitstellung von Dokumentationen

Mit COSIMA können Unternehmen Dokumentationen in verschiedenen Formaten veröffentlichen – ob als PDF, HTML oder in TopicPilot.

• Plattformübergreifende Bereitstellung: So können Unternehmen ihre Dokumente auf den Geräten und Plattformen anbieten, die ihre Kunden bevorzugen – sei es auf Papier, im Internet oder mobil.
• Bessere Nutzerfreundlichkeit: COSIMA sorgt dafür, dass die Informationen dort sind, wo der Kunde sie braucht – einfach zugänglich und nutzerfreundlich.

KI Add-ons für automatisierte Unterstützung

COSIMA nutzt Künstliche Intelligenz, um den Dokumentationsprozess zu vereinfachen und zu beschleunigen:

• Automatisierte Warn- und Sicherheitshinweise: Die KI in COSIMA erstellt auf Knopfdruck Warn- und Sicherheitshinweise (zum Beispiel nach der SAFE-Regel) sowie Handlungsanweisungen. Geben Sie einfach die wichtigsten Stichworte ein, und die KI generiert die vollständigen Schritte oder den passenden Hinweis.
• Prüfung und Index-Erstellung: Weitere KI-Tools überprüfen Warnhinweise auf den richtigen Gefährdungsgrad oder erstellen automatisch Schlagwortregister, um Informationen leichter auffindbar zu machen. Diese Add-ons reduzieren den manuellen Aufwand und sichern die Qualität Ihrer Dokumentation.
• Übersetzung auf Knopfdruck: Der DOCUFY Translation Service ist darauf ausgelegt, den Übersetzungsprozess mit Hilfe von maschineller Übersetzung zu beschleunigen und Kosten zu sparen bei gleichbleibend guter Qualität. Die Vorteile: müheloses Post Editing, benutzerfreundliche Bedienung, blitzschnelle Ergebnisse dank Machine Translation und qualitätsgesicherte Texte durch den Freigabeprozess in COSIMA.

Anpassungsfähigkeit an spezifische Kundenanforderungen

• COSIMA ist so flexibel gestaltet, dass es problemlos an die individuellen Bedürfnisse und Prozesse eines Unternehmens angepasst werden kann. Ob spezifische Workflows, spezielle Datenstrukturen oder individuelle Layouts – COSIMA kann je nach Bedarf eingerichtet und erweitert werden, um den Anforderungen jeder Branche gerecht zu werden. Diese Flexibilität sichert den Investitionsschutz und unterstützt Unternehmen bei der Anpassung an veränderte Anforderungen​.
• COSIMA ist nahezu grenzenlos skalierbar – für langfristige Sicherheit und hohen Investitionsschutz.

Nahtlose Integration in die Unternehmens-IT

COSIMA lässt sich einfach in die bestehende IT-Landschaft einfügen und ermöglicht die Verbindung mit anderen Systemen wie ERP oder CRM.

• Geringer Implementierungsaufwand: Dank der flexiblen Integration bleibt der Aufwand für Anpassungen gering, was Zeit und Kosten spart.
• Effizienter Datenaustausch: COSIMA stellt sicher, dass verschiedene Abteilungen und Standorte effizient zusammenarbeiten können, ohne dass wertvolle Zeit durch komplizierte Datentransfers verloren geht.

Diese Auswahl an COSIMA-Features zeigt, wie Unternehmen ihre Dokumentation effizient und zukunftssicher gestalten können. COSIMA bietet flexible, skalierbare Lösungen für moderne Dokumentationsanforderungen und hilft, die Erstellungszeiten zu verkürzen und die Qualität zu sichern.

Welche Funktionen wären für Sie unverzichtbar? Schreiben Sie uns in die Kommentare, welche Features in einem Redaktionssystem für Ihre Anforderungen entscheidend wären. Wir sind gespannt!

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Möchten Sie mehr über COSIMA und seine umfangreichen Funktionen erfahren? Für Redaktionssystem-Experten (und solche, die es werden wollen) bieten wir die Möglichkeit, eine fachliche Beschreibung herunterzuladen, die alle Features im Detail erläutert.

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