Die Technische Redaktion steht unter Druck. Produkte werden komplexer, Varianten vielfältiger, Normen strenger – und gleichzeitig soll die Dokumentation schneller, kostengünstiger und in mehr Sprachen bereitgestellt werden. Aber viele Redaktionsprozesse arbeiten noch immer mit Werkzeugen und Workflows, die aus der Zeit gefallen sind. Eine moderne Software für Technische Dokumentation wird zur entscheidenden Voraussetzung, um mit diesen Anforderungen Schritt zu halten.
In diesem Beitrag zeigen wir, warum manche Tools an ihre Grenzen stoßen – und warum es Zeit ist, über eine zukunftssichere Lösung wie COSIMA nachzudenken.
Fragmentierte Tools und Datensilos
Viele Redaktionen arbeiten mit einer Kombination aus Word, Excel, InDesign, manuellem Datei-Handling und getrennten Bilddatenbanken. Das Ergebnis:
- Medienbrüche, fehlende Versionierung
- Redundante Inhalte, doppelte Arbeit
- Kein einheitliches Informationsmanagement
Die Folge: Änderungen an einem Produkt müssen an vielen Stellen nachvollzogen und aktualisiert werden. Fehler schleichen sich ein – oder schlimmer: wichtige Informationen werden vergessen.
Hoher manueller Aufwand und fehlende Wiederverwendbarkeit
Ohne modulare Inhalte und klare Struktur müssen Texte, Tabellen und Anleitungen immer wieder neu erstellt oder mühsam angepasst werden. Besonders problematisch ist das bei:
- Produktvarianten und Individualkundenlösungen
- Übersetzungen in mehrere Sprachen
- Updates im Produktlebenszyklus
Die Dokumentation wird zum Flaschenhals – statt zum strategischen Bestandteil des Produktangebots.
Fehleranfälligkeit und Qualitätsrisiken
Je mehr manuell gearbeitet wird, desto höher ist das Risiko für:
- Veraltete Inhalte
- Inkonsistenzen zwischen Dokumentversionen
- Verstöße gegen Normen und gesetzliche Anforderungen
Gerade in regulierten Branchen wie Maschinenbau, Medizintechnik oder Automotive kann das ernsthafte Konsequenzen haben – von Kundenreklamationen bis zu Haftungsrisiken.
Keine Skalierbarkeit in Richtung Zukunft
Viele aktuelle Prozesse sind nicht darauf ausgelegt, mit den Anforderungen von Industrie 4.0, automatisierter Content-Ausleitung und semantischer Suche oder KI-Unterstützung mitzuwachsen. Statt Innovation zu fördern, blockieren sie Fortschritt.
KI-gestützte Unterstützung für effizientere Redaktionsprozesse
COSIMA integriert KI-gestützte Funktionen, die Redakteur*innen bei Routineaufgaben unterstützen und so den Dokumentationsprozess effizienter gestalten. Beispielsweise können Warn- und Sicherheitshinweise sowie Handlungsanweisungen automatisch auf Basis von Stichworten generiert werden. Zudem hilft die KI bei der Prüfung von Gefährdungsgraden und erstellt Indexeinträge für das Schlagwortregister. Diese Funktionen tragen dazu bei, die Qualität der Technischen Dokumentation zu erhöhen und gleichzeitig den Aufwand für die Erstellung zu reduzieren.
Zeit für neue Standards: COSIMA als moderne Software-Lösung für Technische Dokumentation
Moderne XML-basierte Systeme wie COSIMA lösen diese Herausforderungen mit:
- Modularisierung und Wiederverwendung von Inhalten
- Medienneutraler Speicherung und Formatunabhängigkeit
- Automatisierter Publikation für Print, Online, Maschinenanzeige, Apps
- Integrierten Übersetzungs- und Variantenprozessen
- KI-Unterstützung für Redakteur*innen
Statt mühsamer Einzelpflege entsteht ein skalierbarer, strukturierter Dokumentationsprozess – robust genug für komplexe Produkte, flexibel genug für moderne Anforderungen.
Fazit: Wer heute noch mit gestrigen Mitteln arbeitet, verliert morgen den Anschluss
Technische Dokumentation ist längst kein Pflichtanhängsel mehr – sie ist Teil des Produkterlebnisses, Wettbewerbsfaktor und digitales Asset. Wer weiterhin auf manuelle Prozesse und unstrukturierte Systeme setzt, läuft Gefahr, sich selbst auszubremsen.
Mit COSIMA setzen Sie auf eine professionelle Software für Technische Dokumentation, die Ihre Redaktion strukturiert, entlastet und digital zukunftsfähig macht.
