Die digitale Transformation stellt Unternehmen vor große Herausforderungen im Umgang mit Informationen. Kunden und Mitarbeitende erwarten präzise, kontextbezogene Informationen – und das in Echtzeit. Wie können Unternehmen diesem Anspruch gerecht werden? Modularisierung ist hier das passende Stichwort. Diese Methode spielt in der Technischen Dokumentation schon lange eine wichtige Rolle spielt und hat das Potenzial, das gesamte Informationsmanagement zu modernisieren.

Modularisierung: Die Basis eines effizienten Informationsmanagements

Modularisierung bedeutet, Informationen nicht mehr als lange, zusammenhängende Texte zu erstellen, sondern in kleinere, wiederverwendbare Einheiten (Module) aufzuteilen. Diese Module können flexibel kombiniert werden, um zielgruppenspezifische Informationen bereitzustellen. Ob für Kunden, Mitarbeitende oder Systeme: Modularisierte Inhalte sind präziser, leichter zu aktualisieren und einfacher zu managen.

Die Vorteile im Überblick:

1. Effizienz: Inhalte müssen nicht mehr komplett neu erstellt, sondern können einfach auf Modulebene angepasst werden. Das spart Zeit und Ressourcen.
2. Flexibilität: Informationen lassen sich dynamisch auf Zielgruppen oder Situationen zuschneiden.
3. Konsistenz: Wiederverwendbare Module sorgen dafür, dass alle Systeme mit denselben, aktuellen Informationen arbeiten.

Ein Beispiel: Ein internationales Unternehmen möchte Produktinformationen in verschiedenen Sprachen bereitstellen. Mit modularisierten Inhalten müssen nur die relevanten Module übersetzt werden, anstatt das gesamte Dokument. Das spart Kosten und beschleunigt die Prozesse.

Metadaten: Der Schlüssel zur intelligenten Ausspielung

Die Modularisierung entfaltet ihr volles Potenzial erst durch Metadaten. Diese beschreiben den Inhalt der Module und sorgen dafür, dass sie zielgerichtet gefiltert, durchsucht und bereitgestellt werden können. Mit einer durchdachten Metadatenstrategie können Unternehmen Informationen exakt an die Bedürfnisse ihrer Nutzer anpassen.

Einsatzmöglichkeiten von Metadaten:

• Personalisierung: Inhalte werden individuell zusammengestellt, z. B. basierend auf Nutzerrollen, Regionen oder spezifischen Aufgaben.
• Kontextualisierung: Informationen erscheinen genau dort, wo sie gebraucht werden – z. B. als Hilfetexte in einer Software.
• Automatisierung: Metadaten ermöglichen es, Inhalte in verschiedenen Systemen automatisch zu verknüpfen, was die manuelle Pflege reduziert.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen, das Maschinen wartet, kann mithilfe von Metadaten Anleitungen bereitstellen, die auf das jeweilige Bauteil und den genauen Wartungskontext zugeschnitten sind.

Die Zukunft des Informationsmanagements: Modularisierung trifft KI

Wer schon länger mit einem Redaktionssystem für Technische Dokumentation arbeitet, winkt beim Thema „Modularisierung“ wahrscheinlich gelangweilt ab. Ein alter Hut! Die Vorteile sind längst klar. Doch welche wichtige Basisarbeit die Modularisierung bei den Zukunftsthemen KI, Informations- und Wissensmanagement leistet, ist vielen noch gar nicht bewusst.

Denn die Bedeutung modularer Inhalte geht weit über den aktuellen Nutzen hinaus. Sie bilden die Grundlage für eine automatisierte, KI-gestützte Informationsverarbeitung. KI-Systeme können modularisierte Inhalte analysieren, miteinander verknüpfen und genau dort bereitstellen, wo sie gebraucht werden – ein entscheidender Vorteil in einer Welt, die von Geschwindigkeit und Präzision geprägt ist.

Zukunftsperspektiven:

1. Automatisierte Informationsbereitstellung: KI-Systeme können Inhalte kontextbezogen ausspielen – in Apps, Portalen oder internen Systemen. Mit unseren Lösungen lassen sich Informationen in Echtzeit in leicht verständlichen Formaten bereitstellen, die präzise auf die jeweilige Zielgruppe zugeschnitten sind. Dies ermöglicht es, Wissen nahtlos in digitale Arbeitsprozesse zu integrieren und auf Knopfdruck bereitzustellen.
2. Effiziente Arbeitsprozesse: Routinetätigkeiten wie die Pflege oder Verteilung von Informationen werden automatisiert, während Mitarbeitende sich auf strategische Aufgaben konzentrieren können. Das Redaktionssystem COSIMA unterstützt diesen Ansatz durch leistungsstarke KI-Add-ons, die Aufgaben wie die Texterstellung (z.B. von Sicherheits- und Warnhinweisen) oder semantische Analysen übernehmen. Dadurch werden zeitaufwendige Tätigkeiten reduziert und die Effizienz erheblich gesteigert.
3. Skalierbarkeit: Modularisierte Inhalte lassen sich nahtlos in digitale Systeme einbinden und an wachsende Anforderungen anpassen. Mit unserer Content-Delivery-Plattform können Inhalte auf mobilen Geräten und im Web kontextbezogen und punktgenau bereitgestellt werden. Information bzw. Wissen sind so skalierbar und flexibel, selbst bei komplexen Anforderungen.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen nutzt KI, um modularisierte Schulungsinhalte für Mitarbeitende zu personalisieren. Jeder erhält genau die Informationen, die für seinen Job relevant sind – und das automatisch.

Die nächsten Schritte:

• Analysieren Sie Ihre aktuellen Informationsprozesse: Starten Sie mit einer Prozessanalyse, um ineffiziente Bereiche und Potenziale für Modularisierung zu identifizieren. Gerne helfen wir Ihnen z.B. in einem Workshop zur Prozessoptimierung dabei, den Status quo zu evaluieren und erste Schritte in Richtung eines modernen Informationsmanagements zu planen.
• Entwickeln Sie eine Metadatenstrategie: Unser Partner Proricon bietet mit seinen KI-gestützten Tools die ideale Unterstützung zur automatisierten Klassifizierung von Informationen und Dokumenten.
• Nutzen Sie moderne Lösungen: Mit dem Redaktionssystem COSIMA  können Sie Ihre Informationslandschaft modularisieren, effizienter gestalten, zukunftssicher machen und digital bereitstellen – die perfekte Basis für ein modernes Informationsmanagement. Mit unseren Lösungen im Bereich Wissensmanagement und Content Delivery bringen Sie dann ihre Informationen automatisiert und vernetzt zu den Nutzern.

Starten Sie jetzt in die Zukunft Ihres Informationsmanagements!

Nutzen Sie die Chancen von modularisierten Inhalten, Metadaten und KI, um Ihre Informationsprozesse zu optimieren. Vereinbaren Sie noch heute einen Termin für einen kostenlosen Erstberatungstermin.