COSIMA Scripting eröffnet eine Fülle von Automatisierungs- und Optimierungspotenzialen für Technische Redakteure: So können wiederkehrende Aufgaben automatisiert, komplexe Prozesse vereinfacht und die Effizienz im Redaktionsalltag gesteigert werden. Ein konkretes Beispiel dafür, wie COSIMA Scripting das Leben der Redakteure erleichtert, ist der Umgang mit obsoleten Modulen.
Herausforderung: Benachrichtigung bei obsoleten Modulen
In der Praxis kann es immer wieder vorkommen, dass ein Modul, das in verschiedenen Dokumenten referenziert ist, als obsolet markiert wird. Dies bedeutet, dass das Modul zukünftig nicht mehr verwendet werden sollte. Bisher stellte sich die Frage, wie andere Redakteure, die dieses Modul in ihren Dokumenten nutzen, rechtzeitig darüber informiert werden können. Aktuell passiert dies oft gar nicht, was zu Problemen in der Dokumentation führen kann.
COSIMA bietet eine Standardfunktion, die bei der Freigabe eines Dokuments eine Warnung anzeigt, wenn obsolet markierte Module referenziert werden. Diese Warnung erfolgt jedoch erst beim Statuswechsel zu „Freigegeben“ und nicht proaktiv in dem Moment, in dem ein Modul obsolet gesetzt wird. Diese Warnmeldung sieht so aus:
Warnung in COSIMA bei Statuswechsel
Die Lösung: Proaktive Benachrichtigung durch COSIMA Scripting
Mit einem COSIMA Skript lässt sich dieses Problem elegant lösen. Das Skript wird so konfiguriert, dass es beim Statuswechsel eines Moduls auf „Obsolet“ automatisch alle Dokumente und Module durchsucht, die das betreffende Modul referenzieren. Wenn diese Dokumente oder Module aktuell noch bearbeitet werden (Status „In Bearbeitung“), wird der jeweilige Owner dieser Objekte umgehend per E-Mail benachrichtigt.
Damit dieses System reibungslos funktioniert, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:
- Der Owner muss in COSIMA eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt haben.
- Im Skript müssen die notwendigen Daten für den E-Mail-Versand hinterlegt sein, einschließlich SMTP-Server und Zugangsdaten.
Diese proaktive Benachrichtigung verhindert, dass obsolet markierte Module unbemerkt in Dokumenten verbleiben, die gerade bearbeitet werden. Der Redakteur kann sofort reagieren und das Modul durch ein Aktuelles ersetzen, wodurch potenzielle Probleme in der Dokumentation vermieden werden.
Dieses Beispiel zeigt, wie einfach sich ein E-Mail-Versand mit COSIMA Scripting realisieren lässt. Natürlich ließen sich ähnliche Skripte auch in anderen Use Cases einsetzen – etwa um nach einem erfolgreichen Schnittstellenimport automatisch eine Bestätigungsmail zu versenden.
Ihr nächster Schritt: COSIMA Scripting für Ihre Prozesse nutzen
Sind Sie interessiert, COSIMA Scripting in Ihrem Unternehmen gezielt einzusetzen? Kontaktieren Sie uns, um mehr über die Möglichkeiten und Vorteile zu erfahren. Gemeinsam entwickeln wir Lösungen, die Ihre Dokumentationsprozesse effizienter und sicherer machen.
Wir freuen uns sehr, Rückmeldung von Ihren Beispielen oder Vorschläge für zukünftige Artikel dieser Reihe zu erhalten. Unsere Kunden bekommen die in den Artikeln vorgestellte COSIMA Scripte mit einer kurzen Anleitung auf Nachfrage selbstverständlich kostenfrei. Dafür einfach eine kurze Mail an support@docufy.de mit dem Titel „E-Mail-Benachrichtigung bei obsoleten Modulen“ schreiben.
Für weitere Unterstützung oder eine Initial-Umsetzung melden Sie sich gerne zu einem unserer Trainings oder zu einem individuellen Workshop an. Zusätzlich bieten wir Ihnen auch Scripting-Support als Dienstleistung an, falls Sie bei selbst erstellten Scripten Unterstützung in Form eines direkten Austauschs mit unseren Entwicklern brauchen, oder Sie sprechen einen unserer Partner an, der Ihnen ebenfalls Unterstützung im Bereich COSIMA Scripting bieten kann.
Eine kurze Einführung für Einsteiger in das Thema „Was ist Scripting“ finden Sie hier.
