Mit weniger Klicks mehr erreichen: Mit Scripting können sich oft wiederholende oder fehleranfällige Arbeitsschritte einfach automatisiert werden. Welche spannenden Möglichkeiten das bietet, zeigen wir anhand verschiedener Beispiele. Dieses Mal: Mehrere Identifier gleichzeitig in der COSIMA-Suche finden.

In COSIMA erhält jedes angelegte Objekt einen eindeutigen von COSIMA erzeugten Identifier. Das gilt für ein Kapitel-Modul genauso wie für einen statischen Ordner. Und natürlich auch für ein COSIMA Script. Ein Identifier besteht aus einer Kombination von Buchstaben und Zahlen, etwa: b223a343f5e2404b0a01121c05b64af2. Im COSIMA Rich Client lässt sich der Identifier an mehreren Stellen einsehen, unter anderem in der Eigenschaften-Sicht. Dort kann er auch per Rechtsklick kopiert und in die Windows-Zwischenablage übernommen werden.

Dieses Vorgehen nutzen wir DOCUFY-intern häufig, um uns über COSIMA-Objekte auf einem System auszutauschen. Wenn beispielsweise ein Kunde einen Supportfall schildert und uns ein Export-Paket zum Nachstellen bereitstellt, muss die Entwicklerin nach dem Einspielen auch wissen, welches Objekt genau das Betroffene aus dem Export-Paket war. Je nach Anwendungsfall und Situation sind mehrere Objekte bzw. Identifier betroffen. Eine entsprechende Information sieht bei uns so aus (gekürzt):

Abb.: Auflistung von Identifiern


Nun gilt es, die Identifier im System zu finden. Dafür gibt es die im COSIMA Rich Client integrierte und sehr mächtige Suche. Über die einfache Suche kann aber nur ein Identifier angegeben werden. Die komplexe Suche unterstützt beliebige UND-/ODER-Abfragen, aber das Zusammensetzen der passenden Suchabfrage nimmt dennoch einen kurzen Moment in Anspruch. Um die Schritte zur Suche nach einem Identifier zu verdeutlichen, findet sich nachfolgend ein kurzes Video zur Durchführung der einfachen Suche nach einem Objekt:
Für uns hat sich die Frage gestellt, ob es nicht einen effizienteren Weg gibt, diese Identifier zu finden, da wir den Anwendungsfall „aus Zwischenablage mehrere COSIMA Identifier suchen“ mehrmals pro Woche, wenn nicht sogar mehrmals pro Tag haben. In solchen Fällen macht sich jede Zeitersparnis sehr schnell bemerkbar, sowohl in Hinblick auf reduzierte Kosten als auch durch mehr Spaß bei der Arbeit. Denn, ehrlich gesagt, das manuelle Zusammenkopieren von Identifiern ist nicht unbedingt der schönste Teil der Arbeit. Entsprechend erfreut sind unsere Kolleg*innen, wenn sie diesen Schritt automatisieren können. Wir haben dazu ein COSIMA Script erstellt, das die Informationen aus der Zwischenablage ausliest und nach bestimmten Mustern durchsucht. Hier kommt uns zugute, dass die COSIMA Identifier immer den gleichen Aufbau haben:
  • Jeder Identifier ist genau 32 Zeichen lang.
  • Jeder Identifier besteht ausschließlich aus den Ziffern 0 bis 9 sowie den Buchstaben a bis f.
  • Die Buchstaben sind immer klein geschrieben.
Dieser feste Aufbau ermöglicht es, über reguläre Ausdrücke gezielt in einem Text zu suchen. Gefundene Treffer lassen wir dann wie bei „normalen“ Suchergebnissen in einer Sicht als Objekt-Trefferliste zusammenfassen, um damit weiterzuarbeiten. Das Ergebnis sieht so aus:
Im Video werden Inhalte aus Word in die Zwischenablage kopiert und dann über einen Button in der Menüliste ausgewertet. Die vier Treffer erscheinen dann in der Sicht „CMS Suche“. Mit den Objekten kann in COSIMA wie gewohnt weitergearbeitet werden, beispielsweise können die Objekte nun in einen gemeinsamen Ordner im „CMS Navigator“ verschoben werden. Das Skript ist derzeit so konfiguriert, dass es über die Menüleisten aufrufbar ist. Es ist zudem als Fließtext im Menü recht lang. Stattdessen kann auch ein Icon wie bei den übrigen Aktionen in der Menüliste verwendet werden. Genauso ist es möglich, die Aktion mit einem eigenen Tastaturkürzel zu versehen. Natürlich kann die gleiche Technik auch für andere Anwendungsfälle eingesetzt werden. Voraussetzung ist, dass der Text, der sich in der Zwischenablage befindet, strukturierte Informationen enthält. So stellt beispielsweise auch Standard-Namenskonvention von COSIMA eine solche erkennbare Struktur dar. Falls Sie sich innerhalb Ihrer Organisation ebenfalls regelmäßig über Objekte in COSIMA austauschen, könnte Ihnen dieses COSIMA Skript zukünftig auch die Arbeit erleichtern. Wenn das bei Ihnen der Fall ist oder Sie ganz eigene Anwendungsfälle haben, bei denen Ihnen das Skript nützlich ist, freuen wir uns über einen entsprechenden Kommentar an diesem Blog-Artikel. Vielleicht hilft Ihre Inspiration auch anderen Kunden, weitere Use Cases zu identifizieren.

 

Interesse geweckt?

Diese Artikelreihe beschäftigt sich mit den mächtigen Funktionen von COSIMA Scripting und stellt verschiedene Anwendungsfälle in einzelnen Artikeln vor. Wir freuen uns sehr, Rückmeldung von Ihren Beispielen oder Vorschläge für zukünftige Artikel dieser Reihe zu erhalten. Unsere Kunden erhalten die in den Artikeln vorgestellte COSIMA Scripte mit einer kurzen Anleitung auf Nachfrage selbstverständlich kostenfrei. Dafür einfach eine kurze Mail an support@docufy.de mit dem Titel des jeweiligen Scripts schreiben. Für weitere Unterstützung oder eine Initial-Umsetzung bieten wir regelmäßig stattfindende Gruppen-Schulungen, aber auch individuelle Workshops an. Zusätzlich wir Ihnen auch Scripting-Support als Dienstleistung an, falls Sie bei selbst erstellten Scripten Unterstützung in Form eines direkten Austauschs mit unseren Entwicklern brauchen. Noch Fragen? Schreiben Sie uns: vertrieb@docufy.de