Schluss mit Datensilos und Medienbrüchen im Redaktionssystem: COSIMA unterstützt Anwender*innen mit den Web-Clients COSIMA Review Client und COSIMA Contribution Client, die eine nahtlose Einbindung von Fachexpertinnen in die Dokumentationserstellung ermöglichen.

Dieser Artikel sollte eigentlich mit einer Zahl beginnen; nämlich mit der Anzahl der Dokumente, die jedes Jahr mit COSIMA erstellt werden, von unseren Kunden, unseren Partnern und von uns selbst. Aber bevor wir monatelang recherchieren, sagen wir einfach: es sind sehr, sehr viele! Und es arbeiten auch sehr viele Redakteurinnen und Redakteure mit COSIMA, die sehr viel über die Produkte wissen, die sie dokumentieren. Aber unsere Welt, unsere Maschinen, unsere Software wird immer komplexer. Deshalb werden Experten aus den Fachabteilungen hinzugezogen, die sich damit auskennen. Sie haben entweder wertvollen Input für die Erstellung der Technischen Dokumentation oder die nötige Fachkompetenz, Inhalte zu reviewen und ggf. zu kommentieren. Oft erreicht die Redaktionen dieser Input in Dateien außerhalb des Redaktionssystems, z.B. als PDF oder Word, oder sogar auf Papier. Die Beiträge müssen dann erst wieder ins Redaktionssystem gebracht und strukturiert werden. Damit Review- und Beitragsaufgaben in Zukunft möglichst nahtlos und revisionssicher in den Redaktionsprozess eingegliedert sind, gibt es zwei Web-Clients: den COSIMA Contribution Client und den COSIMA Review Client.

Inhalte reviewen mit dem COSIMA Review Client

Mit Hilfe des COSIMA Review Client kann die Technische Redaktion Reviewaufgaben an Fachabteilungen wie Produktmanagement, Konstruktion oder Entwicklung digital vergeben. Die Fachexperten benötigen keine Erfahrung in COSIMA, um Kommentare in der Dokumentation zu hinterlassen. Sie können ihre Aufgaben direkt im COSIMA Review Client verwalten und als angenommen bzw. abgeschlossen kennzeichnen. Eine E-Mail, die COSIMA automatisch verschickt, informiert den Fachexperten über eine neue anstehende Aufgabe. Die E-Mail enthält einen Link direkt auf das Board des Review Client im Browser.

Die beauftragten Experten können prüfen, ob die Aufgabe fristgerecht abgeliefert werden kann und diese entsprechend annehmen oder ablehnen. Jeder Kommentar wird in COSIMA so angelegt, so dass nachverfolgt werden kann, wer ihn wann erstellt und wer ihn wann umgesetzt hat.

Weiterführende Hintergrundinformationen für die Technische Redaktion können ganz einfach per Drag and Drop als Anhang hinterlegt werden, z.B. Excel-Dateien oder PDFs. Auch die Anhänge werden in COSIMA nachvollziehbar gespeichert. Am Ende klickt der Fachexperte einfach auf „abschließen“ und signalisiert der Redaktion damit, dass die Aufgabe erledigt ist.

Inhalte beitragen mit dem COSIMA Contribution Client

Mit Hilfe des COSIMA Contribution Client kann die Technische Redaktion andere Fachabteilungen digital und nachvollziehbar in die Inhaltserstellung einbinden. Dazu vergeben die Redakteurinnen und Redakteure an Fachexperten die Aufgabe, einen Beitrag zu erfassen.

Im intuitiv zu bedienenden Web-Client nehmen die Experten die Aufgabe an und bearbeiten die Beiträge ganz einfach im Browser, ohne zuvor eine spezielle Software installieren zu müssen. Weiterer Vorteil: Die so ergänzten Inhalte liegen gleich im XML-Format vor und müssen von der Redaktion nicht erst aus einem PDF oder Word-Dokument in COSIMA übertragen werden. Sie sind dort automatisch revisionssicher gespeichert.

Vorteile für die Abteilung Technische Dokumentation

Die Technische Redaktion hat bei alldem den Bearbeitungsstatus der Review- oder Beitragsaufgaben stets im Blick und kann die fristgerechte Abarbeitung der Aufgaben kontrollieren, überfällige Aufgaben neu zuweisen und abgeschlossene Beiträge redaktionell weiter bearbeiten. Aufgaben mit Beschreibung, Bearbeiter und Zieldatum können dabei direkt in COSIMA angelegt werden.
Alle Kommentare, Beiträge und Zusatzinformationen liegen außerdem direkt im Redaktionssystem vor und können ohne Umwege direkt weiterverarbeitet werden, das spart wertvolle Zeit und Nerven und garantiert die Revisionssicherheit.

Vorteile für die Experten der anderen Fachabteilungen

Die Fachexperten behalten stets den Überblick über die zu bearbeitenden Aufgaben und können direkt im Browser kommentieren oder Beiträge schreiben, ohne vorherige Schulung oder Installation eines Rich Client. So können sie die Technische Redaktion schnell und effizient unterstützen.

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