Technische Dokumentation geht in die Tiefe – und das muss sie auch, denn Bedienungsanleitungen und Risikobeurteilungen müssen umfassend und rechtssicher sein. Rösler Oberflächentechnik hat mit Software von DOCUFY einen hohen Qualitätslevel und eine große Informationstiefe ihrer Dokumentationen erreicht: Im Component Content Management System (CCMS) COSIMA werden die Betriebsanleitungen im Publikationskonfigurator mit wenigen „Klicks“ konfiguriert und das PDF automatisiert im gewählten Layout ausgegeben. Der Übersetzungsaufwand und die -kosten wurden gesenkt, die Effizienz gesteigert. DOCUFY Machine Safety arbeitet mit der gleichen Datenbasis wie COSIMA und sorgt für fehlerfreie und umfassende Risikobeurteilungen.
Unsere Technischen Dokumentationen und Risikobeurteilungen sind mit DOCUFY Software jetzt hochwertig, umfassend und rechtssicher.
Heiko Weidner, Teamleiter Dokumentation bei der Rösler Oberflächentechnik GmbH
Die Rösler Oberflächentechnik GmbH, ein fränkisches Familienunternehmen, ist seit über 80 Jahren führend in der Herstellung von Maschinen und Anlagen für die Gleitschlifftechnik, Strahltechnik und bei der Entwicklung und Herstellung optimal abgestimmter Verfahrensmittel. Die Rösler-Gruppe hat ein weltweites Netz mit 15 Standorten, darunter sieben Produktionsstätten und 150 Vertretungen. Aufgrund des zunehmenden Einsatzes der additiven Fertigung als Produktionstechnologie bündelt Rösler seit 2018 unter der Marke AM Solutions alle Aktivitäten im Bereich des 3DDrucks. Mit der jüngsten Marke Rösler Smart Solutions hat zuletzt auch der Bereich Digitalisierung Einzug ins Produktportfolio gehalten. Nicht nur das Produktportfolio – auch die Dokumentation ist längst im digitalen Zeitalter angekommen. Rösler hat bereits seit 2015 die Software DOCUFY Machine Safety für die Erstellung der Risikobeurteilungen im Einsatz, in 2019 wurde DOCUFY COSIMA eingeführt.
Bild © Rösler Oberflächentechnik GmbH
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Michael Heymann, CE-Koordinator in der Abteilung Konstruktion und Heiko Weidner, Teamleitung Dokumentation bei Rösler, erinnern sich: „Vor der Implementierung der DOCUFY-Software haben wir MS-Word für die Erstellung von Risikobeurteilungen und Technischen Dokumentationen verwendet. Als im Zuge einer neuen Corporate Identity die Layout-Vorgaben geändert wurden, haben wir mit großem Aufwand die Layouts manuell geändert. Auch der Formatierungsaufwand, die manuelle Versionierung und die üblichen Probleme beim Handling großer Dateien in MS-Word mit „Copy & Paste“- Verfahren waren nicht mehr zeitgemäß.“
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Unsere Erfahrungen mit DOCUFY Machine Safety waren gut, deshalb kam auch COSIMA bei uns 2019 in die engere Wahl als neues Component Content Management System.
Heymann ergänzt: „Unser Ziel war es, eine anwenderfreundliche Betriebsanleitung auszugeben, in der nicht mehr alle verfügbaren Optionen abgedruckt werden, sondern nur noch die ausstattungsabhängigen Textbausteine. Wir wollten Risikobeurteilung und Bedienungsanleitung aus einem Guss.“
Die beiden Tools von DOCUFY haben eine gemeinsame Datenbasis und wir konnten die mit DOCUFY Machine Safety erstellten Sicherheits- und Warnhinweise gleich in COSIMA verwenden. Bei Fragen gibt es einen zentralen Ansprechpartner beim DOCUFY Support für beide Systeme, was den internen Aufwand verringert.
Michael Heymann, CE Koordinator bei der Rösler Oberflächentechnik GmbH
Muster-Betriebsanleitung gibt Struktur vor
Für die Klassifikation der Inhalte (nach der PI-Methode von Prof. Ziegler) hat sich Rösler vom Dienstleister kothes unterstützen lassen. Weidner sagt: „Es war sehr hilfreich, dass kothes uns bei der Klassifikation begleitet und eine Muster-Betriebsanleitung nach neuesten rechtlichen Anforderungen kreiert hat. Von dieser Basis aus erstellen wir seitdem alle weiteren Betriebsanleitungen selbst.“ Daten aus dem SAP-Variantenkonfigurator (SAP-VC) werden dazu in den Publikationskonfigurator in COSIMA übertragen.
Maschinenvielfalt bedingt hohe Zahl an Dokumentationen
Die Variantenvielfalt der Maschinen bei Rösler bedingt bereits eine umfangreiche Dokumentenvielfalt: Rund 500 Dokumentationen insgesamt werden für Kundenaufträge im SAP-VC benötigt. Parallel hierzu laufen Neuerstellungen von weiteren Rösler-Maschinen, so dass die Anzahl an Dokumentationen, die in COSIMA erstellt werden, stetig weiter steigt. Übersetzt werden die Dokumente in rund zehn Sprachen.
Heymann: „Durch den Einsatz der DOCUFY Software konnten wir den Übersetzungsaufwand und die Übersetzungskosten extrem senken, da nur noch die zu übersetzenden Bausteine extrahiert werden müssen.
Für alle Maschinen wurden auch Risikobewertungen in DOCUFY Machine Safety erstellt und für rund 200 Sonderanlagen vom Standard abweichende Risikobeurteilungen.
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Zeitaufwand für Dokumentationserstellung hat sich mit COSIMA halbiert
Auch die Zeitersparnis bei der Dokumentationserstellung ist immens: Für eine Standard-Anleitung benötigte man vorher drei, mit COSIMA nur eineinhalb Stunden. Der Zeitaufwand hat sich somit glatt halbiert. Heiko Weidner ergänzt: „Die Zeitersparnis ist das eine, der Qualitätsgewinn das andere. Unsere Dokumente haben jetzt alle eine gleiche Struktur. Hier findet die ISO 20607:2019 sowie IEC/IEEE 82079-1:2019 Anwendung. Die Text-Bild-Interaktionen sind durch den Einsatz des IGEL (Call-out-Editor in COSIMA) übersichtlicher und Ablaufbeschreibungen sind durch die in COSIMA enthaltenen Gestaltungselemente verständlicher aufgebaut. Die Dokumente sind so nutzerfreundlich, verständlich und ansprechend gestaltet.“
Mehr Zeit für inhaltliche Arbeit
Das achtköpfige Redaktionsteam freut sich auch darüber, dass sich der Formatierungsaufwand deutlich reduziert hat und der Schwerpunkt der Arbeit nun auf inhaltlichen Themen liegt. Heymann: „Ein Teammitglied „konfiguriert“ die Betriebsanleitung anhand der Ausstattungsparameter mit wenigen Klicks im Publikationskonfigurator und das PDF wird automatisiert im gewählten Layout ausgegeben. Unsere Dokumentationen sind tatsächlich umfangreicher als vorher, obwohl wir jetzt nur die für die jeweilige Maschine erforderlichen Inhalte publizieren. Aber sie sind jetzt umfassender, verständlicher und nicht zuletzt rechtssicher, weil wir eine immer gleiche, vorgegebenen Struktur abarbeiten.“
