…und gute Qualität in der Technischen Dokumentation beginnt beim Component Content Management System COSIMA

Bild © ERO GmbH

Die Zeiten, in denen Winzerinnen und Winzer alle Arbeiten im Weinberg noch per Hand verrichteten, sind lange vorbei. Heute sorgen Traubenvollernter, Laubschneider, Laubhefter, Entlauber, Vorschneider oder der ERO-Cane Pruner VITECO für einen effizienten Weinanbau.

Ebenso vorbei sind seit April 2019 die Zeiten, in denen die ERO GmbH mit Sitz in Simmern die Technische Dokumentation zu ihren Weinbaumaschinen in Microsoft Word erstellte. Gegründet von Heinz Erbach in einer kleinen Scheunenwerkstatt in den 60er Jahren, ist die ERO GmbH als Hersteller von Weinbaumaschinen heute marktführend. Mit rund 300 Mitarbeiter*innen produziert ERO in Deutschland jährlich etwa 1.500 Maschinen. Sechs Angestellte sorgen für die beschreibende Dokumentation in bis zu sieben Sprachen sowie für das Erstellen von Ersatzteil- und Konstruktionszeichnungen. Geleitet wird die Abteilung Technische Dokumentation von Christian Geisbe, der im April 2019 die Software DOCUFY COSIMA bei ERO einführte.

Christian Geisbe konnte bereits bei seinem vorherigen Arbeitgeber mit dem Component Content Management System COSIMA arbeiten und sich von den Vorteilen überzeugen. Er nutzt die Software nun schon seit 10 Jahren und sagt:

„Ich schätze die Arbeit mit COSIMA und insbesondere die Erstellung der Dokumentationen mittels Publikationskonfigurator sehr. Durch die Klassifizierung der Informationen wird der Erstellaufwand vermindert und die Dokumentation steht per Knopfdruck bereit.“

Christian Geisbe, ERO GmbH

ERO erstellt, pflegt und verwaltet in COSIMA heute über 120 Dokumente in sieben Sprachen. Weitere Dokumente wie Serviceanleitungen existieren derzeit noch im Word-Format, aber auch diese werden bei Änderungsbedarf nun ebenfalls in COSIMA erstellt. 17 unterschiedliche Layouts hat das Team von Geisbe dabei mit Hilfe des DOCUFY Layouter kreiert. Zum besseren Verständnis der Anleitungen wurden zudem rund 1.000 IGEL-Bilder (Bilder, die mit Callouts versehen wurden) erzeugt.

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Von Word zum Publikationskonfigurator

Geisbe blickt zurück: „Der Aufwand, Dokumente in MS Word zu bearbeiten, ist enorm hoch. Es gibt keine Wiederverwendung von Texten – jede kleine Änderung muss händisch in allen Dokumenten eingearbeitet werden. Änderungen sind aufgrund fehlender Versionshaltung kaum mehr nachvollziehbar. So konnte auch bei ERO der aktuelle Status eines Dokuments nicht direkt festgestellt werden. Und wir mussten sehr viel Arbeit in das Layout der Dokumente stecken. Ein 100 % einheitliches Layout war dennoch nicht gewährleistet. Auch die Übersetzungen sind in Word nur umständlich zu pflegen und aufgrund uneinheitlicher Formulierungen teuer. Die große Variantenvielfalt unserer Maschinen war deshalb mit Word nicht mehr abbildbar. Da wir einen hohen Qualitätsanspruch an unsere Produkte haben, war klar:

Die Qualität unserer Dokumentation muss zu den Produkten passen.“

Christian Geisbe, ERO GmbH

Aber gute Qualität hat wie überall ihren Preis. Bei ERO war es der Aufwand, die Word-Dokumente und Inhalte in Topics und Fragmente umzustrukturieren und nach der PI-Methode von Prof. Ziegler zu klassifizieren, so dass mittels Publikationskonfigurator die Erstellung „bottom up“ erfolgen kann. Geisbe sagt: „Es war durchaus eine Herausforderung, alle alten Dokumente von Beginn an so umzustrukturieren, dass wir von Anfang an den Publikationskonfigurator mit PI-Klassifikation nutzen konnten.

Wir haben sehr schnell keine Pflege von Altdokumenten in Word mehr durchgeführt, sondern bei Änderungen an Dokumenten diese direkt komplett neu in COSIMA erstellt.

Christian Geisbe, ERO GmbH

Das hat den Aufwand der Dokumentenpflege zu Beginn zwar erhöht, war aber auch im Nachhinein betrachtet die richtige Entscheidung, da so die Qualität enorm verbessert wurde.“
Folgende Vorteile identifiziert ERO:

• Qualitätsverbesserung: Die Software gewährleistet ein einheitliches Layout, einen einheitlichen Schreibstil und eine konsistente Struktur in den Dokumentationen. Dies steigert die Qualität der Dokumentation erheblich, trägt zur besseren Übersetzungsqualität und deutlich geringeren Übersetzungskosten bei.
• Usability: COSIMA hat eine intuitive Benutzeroberfläche – die Mitarbeiter*innen arbeiten gerne mit dem System.
• Transparente Versionskontrolle: Die Software bietet eine transparente Versionskontrolle, die es ERO ermöglicht, den aktuellen Status von Dokumenten leichter nachzuvollziehen.
• Zeit- und Kostenersparnis: Im Publikationskonfiguator lässt sich die jeweilige Maschinenvariante sehr schnell abbilden. So setzt sich die Dokumentation automatisiert Baustein für Baustein zusammen. Für das passende Layout sorgen die Stylesheets im DOCUFY Layouter.

Zeitersparnis für neue Dokumente beträgt 25 Prozent, für die Pflege alter sogar 50 Prozent

Der Aufwand für die Pflege bzw. Updates von Dokumenten hat sich durch die Wiederverwendung und durch topicbasiertes Arbeiten im Vergleich zum vorherigen Handling von Word-Dokumenten halbiert. Die Zeitersparnis bei der Neuerstellung von Dokumenten durch den Publikationskonfigurator beziffert Christian Geisbe mit etwa 25 Prozent. Er sagt: „Der stetig wachsende Datenbestand erhöht die Wiederverwendung und sorgt damit für noch mehr Effizienz.

Bild © ERO GmbH

Fazit: Arbeitsinvest in die PI-Klassifikation zahlt sich schnell aus

Christian Geisbe und seine Mitarbeiter*innen haben sich die Einführung von COSIMA anfangs schwieriger vorgestellt, als es tatsächlich war. Geisbe blickt zurück: „Wir haben von Anfang an den Publikationskonfigurator genutzt und ich würde sagen, wenn man sich von Beginn an intensiv damit beschäftigt, ist es nur halb so schwer wie es scheint. Man muss sich daran gewöhnen, in Topics zu denken statt in Dokumenten, dann ist das Anlegen und Befüllen der Struktur irgendwann kinderleicht. Außerdem ist es schön zu sehen, dass mit jedem neuen Dokument der Datenbestand und somit die Wiederverwendbarkeit wächst. Jede Dokumentation ist deshalb ein sinnvoller Invest in die Zukunft!

Mit Blick auf unsere immer größer werdende Variantenvielfalt glaube ich auch, dass wir die Redaktionsarbeit ohne den Publikationskonfigurator in COSIMA gar nicht mehr bewältigen könnten – zumindest nicht mit gleicher Abteilungsgröße.“

Christian Geisbe, ERO GmbH