Die Verarbeitung von Klebstoffen erfordert spezielles Know-how. Schließlich tun Klebstoffe ständig das, wozu sie da sind: sie kleben. Damit dies nicht irgendwo im Herstell- oder Verarbeitungsprozess passiert, müssen sehr viele Dinge beachtet werden. Die Baumer hhs GmbH gehört zur Baumer Gruppe, die weltweit rund 2.900 Mitarbeiter in 39 Niederlassungen und 19 Ländern beschäftigt. Baumer hhs hat ihren Hauptsitz in Krefeld und ist Pionier in der Entwicklung von Systemen für Klebstoffauftrag und Qualitätskontrolle. Seit über 35 Jahren ist das Unternehmen in der Branche aktiv und beschäftigt weltweit rund 350 Mitarbeiter*innen.

Seit 2015 DOCUFY Software im Einsatz

Seit 2015 setzt die heute fünfköpfige Dokumentationsabteilung auf das Component Content Management System DOCUFY COSIMA. Sieben Jahre später entschied sich Baumer hhs, auch DOCUFY Layouter einzusetzen, um die Standardisierung und Automatisierung des Layouts der vielen Sprachvarianten zu vereinfachen. Daria Walenczyk, Technische Redakteurin bei der Baumer hhs GmbH sagt:

Mit dieser Software können wir das Layout an verschiedene Anforderungen bei Bedarf anpassen. DOCUFY Layouter hat uns durch die bessere Seitengestaltung die Reduktion der Datenmenge und damit eine effizientere Ressourcennutzung ermöglicht.

Daria Walenczyk, Technische Redakteurin bei der Baumer hhs GmbH

Bild © Baumer hhs GmbH

Daria Walenczyk hat errechnet, dass der Umfang der Dokumentationen durch den Einsatz des Layouters um 20 Prozent verringert wurde. Somit wird ein wichtiger Beitrag zur Nachhaltigkeit des Unternehmens geleistet.

Auch der Zeitbedarf für den Druck der Betriebsanleitungen als PDF hat sich entsprechend verringert – der Bedarf an Papier und die Druckkosten ebenso. Dies spielt insbesondere angesichts der eindrucksvollen Produktvielfalt des Unternehmens eine entscheidende Rolle. Mit Produkten, die von kleinen Auftragsventilen über Klebstoff-Fördereinheiten bis hin zu komplexen Systemen mit elektronischer Überwachung reichen, entstehen für jede Sprache unzählige Betriebsanleitungen. Da Baumer hhs weltweit für führende Maschinenbauer in der Faltschachtelindustrie und globale Unternehmen in der Verpackungsindustrie arbeitet, wird eine Betriebsanleitung in bis zu 29 Sprachen übersetzt.

4.700 dokumentationspflichtige Verkaufsprodukte

Walenczyk erläutert: „Wir haben etwa 4.700 dokumentationspflichtige Verkaufsprodukte. Die Hälfte davon umfasst verschiedene Systemvarianten für den Auftrag von Schmelz- oder Dispersionsklebstoffen, die Überwachung oder Kombinationen von allem. Für jede Systemvariante benötigen wir eine komplette Dokumentation. Allein im Jahr 2021 haben wir rund 13.500 Dokumente gedruckt. Wegen der großen Datenmenge erstellen wir seit geraumer Zeit Einzelbetriebsanleitungen für jede Komponente und eine zusätzliche Dokumentation für das System. Um unsere Prozesse rund um das Variantenmanagement noch weiter zu optimieren, planen wir bereits, unsere Dokumente zukünftig automatisiert mit dem Publikationskonfigurator zusammenzustellen. Das wird das Handling nochmal einfacher und schneller machen.“

Sicherheitshinweise bis zur Rechtssicherheit erweitert

Auch wenn der Umfang der Dokumentationen durch den Einsatz von COSIMA und DOCUFY Layouter insgesamt geringer geworden ist – einige Bestandteile haben an Bedeutung gewonnen. So hat sich die Seitenzahl bei den Sicherheitshinweisen deutlich erhöht. COSIMA unterstützt standardisierte Textbausteine, mit denen keine Gefahren außer Acht gelassen werden. Walenczyk:

Die Rechtssicherheit und Einheitlichkeit unserer Dokumentationen und damit auch die Qualität haben sich enorm verbessert.

Mittlerweile sind die Redakteurinnen Profis in der Bedienung von COSIMA und Layouter. Walenczyk: „Wir nutzen sehr gerne Features wie Strukturen anzeigen oder Zusatzansichten, nicht nur den Editor. Und wenn tatsächlich mal Fragen auftauchen, hilft uns der DOCUFY-Support immer schnell und kompetent weiter.“

Wo geht die Reise hin?

Daria Walenczyk freut sich schon auf die Einführung des Publikationskonfigurators – wenn vorher Zeit ist, sich mit dem dafür notwendigen Metadatenkonzept zu beschäftigen. Auch die Veröffentlichung von Datenblättern und Onlinehilfen zieht sie in naher Zukunft in Betracht.

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