Mit TopicPilot und COSIMA von DOCUFY bewältigt Siemens Mobility eine der schwierigsten Herausforderungen in der Technischen Dokumentation: Anwender*innen finden stets die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort, selbst wenn die Datenbasis tausende von Seiten umfasst.

„TopicPilot ist eine mächtige Suchmaschine für Unternehmensinhalte. Für uns ist es eine Art Google für die Produktdokumentation.“

Matthew Horner, Projektleiter bei der Lokomotivensparte von Siemens Mobility

Siemens Mobility

Siemens Mobility ist ein eigenständig geführtes Unternehmen der Siemens AG und seit über 160 Jahren ein führender Anbieter im Bereich Transportlösungen. Zum Kerngeschäft gehören Schienenfahrzeuge, Bahnautomatisierungs- und Elektrifizierungslösungen, schlüsselfertige Bahnsysteme sowie die dazugehörigen Serviceleistungen. Mit der Digitalisierung ermöglicht Siemens Mobility Mobilitätsbetreibern auf der ganzen Welt, ihre Infrastruktur intelligent zu machen, eine nachhaltige Wertsteigerung über den gesamten Lebenszyklus sicherzustellen, den Fahrgastkomfort zu verbessern sowie Verfügbarkeit zu garantieren. Im Geschäftsjahr 2021 hat Siemens Mobility einen Umsatz von 9,2 Milliarden Euro ausgewiesen und rund 39.500 Mitarbeiter weltweit beschäftigt.

Siemens Mobility Locomotives und die DOCUFY Suite

Der Bereich Siemens Mobility Locomotives hatte seine Technische Dokumentation bereits 2014 so aufgestellt, dass die umfangreichen Bedienungsanleitungen aus der Software COSIMA von DOCUFY quasi auf Knopfdruck publiziert werden können. Nun hat Siemens mithilfe von DOCUFY TopicPilot die Dokumentation ihrer „Vectron“ Lokomotiven mobil gemacht: Die neue „Vectron Advanced Service Documentation (VASD)“ ergänzt die bisherigen HTML- und PDF-Dokumente durch eine cloud-basierte, interaktive Dokumentation auf dem PC, Tablet oder Smartphone. Die VASD ist ein System, das Kunden ermöglicht, einfach und schnell nach Inhalten zu suchen, diese zu filtern und sogar die Arbeitsmittel zusammenzustellen, die für einen Wartungseinsatz benötigt werden. „Das „Google“ für die Dokumentation“, so bezeichnet Projektleiter Matthew Horner deshalb die VASD. Durch die Nutzung dieser Online-Dokumentation haben die Lokomotiven- Kunden folgende Vorteile:

• Eine Volltextsuche, um nach Inhalten in allen Sprachen zu suchen
• Die Möglichkeit zum Filtern, um Inhalte nach Instandhaltungsmaßnahmen, Instandhaltungsintervallen, Komponenten, Aufgabenbereichen usw. schnell einzugrenzen
• Das Anzeigen von Listen der relevanten Sicherheitshinweise, Werkzeuge, Ersatzteile usw. für die gesamte Lok
• Automatische Aktualisierungen, um immer auf den neuesten Stand der Dokumentation zugreifen zu können
• Die Einblendung von Änderungen zur Vorversion
• Zugriff von überall und allen Endgeräten, online und offline
• Erstellen von Sammlungen der wichtigsten Inhalte und Synchronisierung auf allen Geräten
• Eine Standardschnittstelle, um VASD-Inhalte zielgenau aus anderen Anwendungen aufzurufen.

10.000 Seiten pro Vectron- und Sprachvariante in 18 Sprachen

Bisher wird die Dokumentation für Vectron Lokomotiven, die es in ca. 30 Varianten gibt, nach ihrer Erstellung mit COSIMA in einer Offline-Version als HTML-Paket mit eingebetteten PDFs an die über 60 Kunden ausgeliefert. Dabei handelt es sich um eine Produktdokumentation, die jeweils eine Vectron-Variante beschreibt und nicht kundenspezifisch ist. Diese Produktdokumentation wird zweimal pro Jahr aktualisiert. Mit bis zu 10.000 Seiten pro Vectron- und Sprachvariante in 18 Sprachen sind dies jeweils erhebliche Informationsmengen. Die Verwendung des PDF-Formats führt dabei zu verschiedenen Einschränkungen: Die Mitarbeiter*innen können nur in der gerade geöffneten Datei nach einer bestimmten Information suchen. Es gibt keine Filterfunktionen für Inhalte und die Darstellung von PDF-Dateien ist nur eingeschränkt für mobile Geräte geeignet. Die benötigten Informationen für eine aktuelle Aufgabenstellung zu finden, kann daher zeitaufwändig sein. Darüber hinaus ist die Verteilung der Dokumentation an die Kunden vergleichsweise aufwändig, da umfangreiche Datenpakete manuell transferiert werden müssen.

Bisher mussten wir bei unseren Kunden viel Wissen und Übersicht in Sachen Dokumentation voraussetzen.

Tobias Zierringer, Head of Documentation Locomotives bei Siemens

Damit die Menge der Inhalte für die Kunden zu bewältigen ist, hat das Dokumentationsteam der Loks unter der Projektleitung von Matthew Horner daher die VASD ins Leben gerufen. Dabei sollte sichergestellt werden, dass die neue Dokumentationslösung alle relevanten Funktionen einer modernen Online-Dokumentation hat. Die Ausgangsbasis dazu war mit dem Redaktionssystem COSIMA von DOCUFY bereits gelegt. Darauf basierend konnte mit DOCUFY TopicPilot die erdachte Vision zum Leben erweckt werden: Die richtige Information findet sich so zur richtigen Zeit am richtigen Ort – und zwar egal, ob die Datenbasis Tausend oder eine Million Seiten füllt. DOCUFY TopicPilot besteht aus einer Server-Software, einer Webanwendung und nativen Apps (iOS, Android), die Informationen kontext- und rollenspezifisch auf mobilen Endgeräten und im Internet anzeigen. Besonders interessant für Siemens ist die Möglichkeit, mit TopicPilot einzelne Informationen losgelöst von bestehenden Dokumentenstrukturen finden zu können. Bei Dokumentationsumfängen mit mehreren Tausend Seiten ist dies ein schlagkräftiges Argument. Zudem profitieren viele Unternehmensbereiche von dieser intelligenten Auffindbarkeit von Informationen: Marketing, Vertrieb, Montage, Inbetriebnahme, Betrieb, Wartung, Support oder Entsorgung – alle unternehmensrelevanten Prozesse werden mit TopicPilot optimal und kosteneffizient unterstützt.

„Googeln“ nach Informationen mit der mächtigen Volltextsuche

Highlight-Feature des VASD-Systems ist deshalb auch für Tobias Zieringer die mächtige Volltextsuche, die es überflüssig macht, mehrere PDFs nach bestimmten Informationen zu durchsuchen. Das macht VASD auch für ihn zum „Google“ für die Dokumentation. Als besonders hilfreich für Kunden sieht er zudem das intelligente Filtern nach bestimmten Kategorien sowie die Anzeige der Änderungen zur Vorversion der Dokumentation.

Informationsquelle für Service- und Wartungsabteilung

Die Nutzungsmöglichkeiten der VASD sind vielfältig, es gibt jedoch zwei Hauptnutzergruppen, die besonders von der vereinfachten Nutzeroberfläche der VASD profitieren. Dabei handelt es sich einerseits um den Service: VASD vereinfacht die Arbeit der Wartungsteams, die nun schneller in der Instandhaltungsdokumentation navigieren können und besser sehen, wie die Wartungsmaßnahmen in den einzelnen Wartungsintervallen durchzuführen sind. Andererseits profitieren davon die LokführerI*innen. Diese können einfach auf die Bedienungsdokumentationen zugreifen, die ihnen Informationen für den Betrieb des Fahrzeugs geben, zum Beispiel, was beim Systemwechsel in anderen Ländern zu beachten ist oder wie bei Fehlermeldungen vorzugehen ist. Die Informationen können Kunden auch als Quelle für ihre eigenen Wartungsmanagementsysteme nutzen. Dadurch setzt Siemens im Vergleich zu seinen Wettbewerbern einen neuen Benchmark im Bereich der Dokumentation für Lokomotiven, was den Kunden hilft, Instandhaltungszeiten und -kosten zu reduzieren sowie die Instandhaltungsqualität zu erhöhen.