DOCUFY Blog | Effizienz und Qualität auch für die Single-Redaktion: Eine Erfolgsgeschichte mit Ritz Instrument Transformers

Anfangs mussten die Techniker der Entwicklungsabteilung die Technische Dokumentation allein übernehmen, bis Ende des Jahres 2015 mit Ulrike Kleiner eine Expertin für Technische Kommunikation eingestellt wurde. Nach Einführung eines professionellen Übersetzungsmanagement-Tools kam im Jahr 2017 das Component Content Management System (CCMS) COSIMA von DOCUFY dazu. Ziel war und ist es, die Technische Dokumentation hinsichtlich Standardisierung und Automatisierung zu optimieren.

Dazu müssen die Informationsinhalte in einzelne Textbausteine zerlegt („modularisiert“) und mit passenden Metadaten versehen werden. Auf diese Weise können sich die Module für unterschiedliche Produktvarianten automatisch „qualifizieren“ und müssen nicht für jedes Dokument neu erstellt werden. Wer so arbeiten will, braucht ein gut durchdachtes Redaktionssystem.

„Um unsere Technische Dokumentation professionell und zukunftsfähig aufzustellen, wollten wir unsere Daten nach der PI-Klassifikationsmethode von Prof. Ziegler aufbereiten (PI = Produkt- und Informationsklassen). Dafür bot COSIMA go! mit dem Publikationskonfigurator die besten Voraussetzungen.“ Zudem versprach der DOCUFY-Vertrieb einen schnellen Einstieg. Ein weiteres Plus war die grafische Benutzeroberfläche (GUI) des CCMS. „Die GUI ist ansprechend gestaltet und ermöglicht ein angenehmes Arbeiten,“ findet Redaktionsleiterin Kleiner.

Wir haben uns einige Systeme angesehen und auch getestet, aber es war schnell klar, dass COSIMA go! der Favorit sein würde.

Ulrike Kleiner, Redaktionsleiterin Ritz

Übersetzungs-Workflow in COSIMA go! spart Aufwand und Zeit

Vor der Einführung von COSIMA wurde in der Technischen Redaktion nur mit Microsoft Word und Excel gearbeitet. Vor allem die Übersetzungen der Merkblätter für Niederspannungswandler, die allesamt auf einer DIN A4-Seite unterzubringen waren, hatten oft Überlänge und mussten händisch mühevoll nachgearbeitet werden. Ulrike Kleiner: „Die Montagehinweise für ein auf Deutsch verfasstes Ausgangsdokument auf einer Textseite unterzubringen klappte gerade noch – in einer länger laufenden Sprache wie Französisch oder Rumänisch war das eine echte Herausforderung.“ Für die weltweiten Absatzmärkte werden Dokumente bei RITZ in 25 Sprachen erstellt. Die Organisation der Übersetzungen für alle Sprachen erledigt Ulrike Kleiner nun mit der Software COSIMA go!. „Gerade der Übersetzungs-Workflow spart viel Aufwand und Zeit, auch wenn manchmal manuelle Aktualisierungen in einzelnen Modulen und Sprachvarianten notwendig sind“, berichtet die Expertin. Zeit einsparen lässt sich auch durch den stetig wachsenden Content: Je mehr Handbuch-Varianten im System angelegt sind, desto schneller lässt sich ein neues Handbuch erstellen.

Mit DOCUFY Layouter Stylesheets erzeugen

Seit kurzem wird bei RITZ COSIMA durch das Programm DOCUFY Layouter ergänzt. Dabei handelt es sich um eine intuitive und benutzerfreundliche Web-Oberfläche zur einfachen Erstellung und Gestaltung von Ausgabe-Layouts. Als Cloud-Lösung ist der Layouter ohne Installation und internen IT-Aufwand nutzbar. Was den DOCUFY Layouter auszeichnet: Alle Ausgabeformate des Redaktionssystemswie PDF oder HTML lassen sich mit diesem „Werkzeug“ definieren. Technologisch basiert der DOCUFY Layouter auf dem zukunftssicheren CSS-Standard (CSS = cascading style sheets). Er ermöglicht die Wiederverwendung von bereits festgelegten Layout-Definitionen durch „Vererbung“ an abgeleitete Layouts. Die erzeugten Stylesheets können direkt in COSIMA go! werden.

Bei RITZ nutzen wir in COSIMA go! Basis-Layouts, z. B. für Merkblätter mit Sicherheits- und Montagehinweisen und Handbücher. Bei Bedarf kann ich diese im Layouter unkompliziert nachjustieren.

Ulrike Kleiner

Individuelle Anpassungen durch customized CSS

Herausforderungen bei der Einführung von COSIMA go! bestanden zum Beispiel bei der Umstellung des Publikationsprozesses von XSLT-Stylesheets auf CSS und in der Anbindung an die PI-Klassifikation beim Merkblatt. Ulrike Kleiner: „Franz-Josef Konrad, Projektbetreuer bei DOCUFY, hat uns gut beraten und betreut. Er kennt das Redaktionssystem und die Software dahinter quasi auswendig und hat immer gute und zielführende Ideen eingebracht.“ Franz Josef Konrad erläutert: „Das DOCUFY Redaktionssystem ist so konzipiert, dass die Standardlösung in der Regel völlig ausreicht. Extrawünsche im Bereich des Layouts lassen sich bei Bedarf durch customized CSS-Eingaben schnell umsetzen. Oft genügen ein bis drei Zeilen Programmcode, um z. B. – wie von der Firma RITZ gewünscht – Einrahmungen mit runden Ecken zu versehen. Diese kleinen aber feinen Details sind es dann, die eine technische Publikation unverwechselbar und besonders hochwertig erscheinen lassen.“

Schulungen als wertvolle Starthilfe für COSIMA go! und Layouter

Franz Josef Konrad hat auch die Schulungen bei der Firma RITZ übernommen. Ulrike Kleiner: „Die Inhouse- und Online-Schulungen zu COSIMA go! und DOCUFY Layouter waren sehr effektiv und schafften Verständnis für den Aufbau der Systeme. Auch legten sie den Grundstein, um anschließend unabhängig weiter arbeiten zu können. Zusätzliche Unterstützung bot in den Einführungsphasen der Online-Support von DOCUFY, mit dem wir jedes kleinere und größere Problem lösen konnten.“ Ulrike Kleiner zieht deshalb eine positive Zwischenbilanz: „Besonders für mich als Ein-Frau-Redaktion war und ist kompetente Unterstützung wichtig. Ich trage die Verantwortung für die professionelle Erstellung der Technischen Dokumentation für unsere Kunden und muss schnell und flexibel reagieren, sollte es an der einen oder anderen Stelle im Publikationsprozess haken. Insgesamt hat sich für unser Unternehmen der Umstieg auf COSIMA go! Als die richtige Entscheidung erwiesen. Und die Reise in die DOCUFY-Welt ist sicher noch nicht zu Ende…

RITZ Instrument Transformers GmbH

Die RITZ-Firmengruppe ist ein international tätiges Industrieunternehmen, das in Europa zu den führenden Herstellern von Nieder- und Mittelspannungswandlern, berührungssicheren SIS-Stromschienensystemen und Gießharzteilen gehört. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Hamburg und betreibt Produktionsstätten in Deutschland, Österreich, Ungarn, China und den USA mit insgesamt 1.200 Mitarbeitern. Zu den Kunden zählen namhafte Unternehmen der Elektroindustrie sowie der Energieversorgung in der ganzen Welt.