Rosendahl Nextrom nutzt COSIMA go! seit 2018. Wie die Einführung des XML-Redaktionssystems die Abläufe in der Abteilung Technischen Dokumentation erleichtert, steht in dieser Erfolgsgeschichte.

Rosendahl Nextrom ist ein Unternehmen der österreichischen Knill Gruppe und zählt zu den weltweit führenden Herstellern von Batterie-, Kabel- und Glasfaserproduktionssystemen. Das Unternehmen beschäftigt rund 800 Mitarbeiter*innen, bedient Kunden in 73 Ländern und erwirtschaftete im vergangenen Jahr rund 135 Millionen Euro Umsatz.

Die Abteilung für Technische Dokumentation bei Rosendahl Nextrom wird von Thomas Krenn geleitet und besteht aus neun Mitarbeiter*innen. Pro Jahr erstellt das Team 70 – 150 Dokumentationen für Einzelmaschinen und Gesamtanlagen in bis zu 15 Sprachen – auch in kyrillischer Schrift.

Entscheidung für DOCUFY aus Kosten- und Qualitätsgründen

Seit 2018 nutzt das Unternehmen die Software COSIMA go! sowie DOCUFY Machine Safety und profitiert so von einer gemeinsamen Datenbasis für beide Systeme. Krenn berichtet: „Bevor wir COSIMA go! im Einsatz hatten, haben wir mit MS Word gearbeitet. Änderungen waren ein Horror, das Layout beanspruchte viel Zeit, es gab keine automatische Versionierung und die Wiederverwendung von Bausteinen geschah eher zufällig. Auch die vielen Übersetzungen waren teuer und aufwändig. Es war klar, dass wir auf ein datenbankbasiertes System umsteigen müssen – und zwar nicht nur aus Kosten-, sondern auch aus Qualitätsgründen.“

Produktstruktur ist Basis für Klassifikationsmodell in COSIMA go!

Der Umstieg auf das XML-Redaktionssystem verlief schnell und reibungslos. Das Klassifikationsmodell für die Topics orientiert sich an der Produktstruktur und den Inhaltstypen, Altdaten wurden nicht migriert. So konnte das Team sofort produktiv arbeiten. „Die Zeitersparnis bei der Erstellung der Projektdokumentation ist nun enorm“, berichtet Krenn. „Die User Manuals sind in COSIMA go! mit den eindeutigen SAP-Artikelnummern hinterlegt. Anhand der Projektstückliste aus SAP sucht COSIMA go! automatisch über ein Skript die richtigen Manuals in den richtigen Sprachen zusammen und legt sie ab – auch die Zuliefererdokumentationen. Dafür brauchen wir drei Minuten statt einen halben Tag.“

„Mit COSIMA go! erstellen wir Anlagendokumentationen inklusive Zulieferdokumentation in drei Minuten statt in einem halben Tag.“

Thomas Krenn, Abteilungsleiter Technische Dokumentation

Einfaches Übersetzungsmanagement und Skripting

Auch im Redaktionsalltag bietet laut Krenn die Möglichkeit des Skriptens neben dem einfachen Übersetzungsmanagement großes Potential für Zeitersparnis und Qualitätssteigerung: „So lassen sich Tätigkeiten wie Verlinkungen auf andere Dateien oder Ordner leicht automatisieren. Auf diese Art und Weise erstellen und befüllen wir nun ganze Tabellen. Früher musste dies manuell gemacht werden, wofür sehr oft keine Zeit war.“

Krenn ist froh, die Entscheidung für COSIMA go! und DOCUFY Machine Safety schon vor drei Jahren getroffen zu haben: „Gerade jetzt in Zeiten von verstärktem Homeoffice wäre eine Zusammenarbeit von Redaktion, Konstruktion und Dienstleistern ohne COSIMA go! sehr schwierig, zeitintensiv und fehleranfällig.“

Weitere Erfolgsgeschichten

Die Erfolgsgeschichte von MAN Truck & Bus mit COSIMA und DOCUFY Layouter sowie Lemken und COSIMA go! gibt es ebenfalls im Blog zum Nachlesen.