Modernes Informationsmanagement mit DOCUFY TopicPilot

Modernes Informationsmanagement mit DOCUFY TopicPilot

Welche Anforderungen stellen wir an eine Suchmaschine? Im besten Fall hilft sie, ein ganz konkretes Problem oder eine Frage schnell und effizient zu lösen. Im Arbeitsleben können zur zeitgerechten Erfüllung von Aufgaben noch viel spezifischere Informationen nötig sein, wie z.B. zur Durchführung einer geplanten und vollständigen Wartung , zur Beseitigung einer Störung, zum Erfahrungsaustausch, für einen Überblick zu einer bestimmten Funktion etc. Die Content Delivery Plattform DOCUFY TopicPilot ist die Suchmaschine für Informationen, Inhalte und Know-How, die Informationen kontext- und rollenspezifisch auf mobilen Endgeräten und im Internet ausgibt. So erhalten Anwender*innen stets die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort.

Egal, ob Unternehmen das Potenzial ihrer gesamten Informationen schon erschlossen haben oder noch am Beginn ihres Wissensmanagements stehen – DOCUFY TopicPilot macht Content jeder Art für Unternehmen aus Maschinen- und Anlagenbau, Automotive, Medizintechnik, Software u.v.m. an jedem Ort zu jeder Zeit auffindbar und nutzbar. Denn mit DOCUFY TopicPilot werden alle unternehmensweit vorhandenen Informationen gerätespezifisch (z.B. für iOS und Android, Internet) verfügbar.

Aber wie geht das? Nehmen wir einige TopicPilot-Funktionen etwas genauer unter die Lupe.

Die TopicPilot-Suche

Die wohl wichtigste TopicPilot-Funktion, das intelligente Suchen und Finden von Content, bietet Anwender*innen viele Funktionen und Möglichkeiten, z.B.:

  • Etablierter ElasticSearch Kern: ermöglicht schnelle Suchen und feinste Relevanz
  • Fuzzy Suche: Suchergebnisse werden auch bei Tipp- oder Rechtschreibfehlern gefunden
  • Boolesche Ausdrücke: Verknüpfung der Suche mit AND, OR, NOT
  • Suche mit Platzhaltern (Sternchensuche): Das * ersetzt Zeichen oder Wortteile und findet so den Suchbegriff in unterschiedlichen Wendungen
  • Query-Suche: Suche nach Wortgruppen, z.B. „Rotor montieren“

Suchen und Finden: Intuitive Navigation durch die Inhalte

Aber nicht nur über das offene Suchfeld gelangen Anwender*innen zur gewünschten Information. Mit dem persönliche Suchfilter können Suchen dauerhaft abgespeichert werden. Gerade bei großen Anlagen oder wiederkehrenden Tätigkeiten steigt die Effizienz deutlich, wenn auf bestehende Filter zurückgegriffen und schnell weitergearbeitet werden kann. So scannt beispielsweise ein Servicetechniker erst einen QR-Code mit Maschinennummer und startet so seine Suche. Diese Suche kann er für den bevorstehenden Auftrag nun als „Mein Filter“ entsprechend benannt abspeichern. Somit kann der Servicetechniker alle nachfolgenden Suchen nur auf die spezielle Maschine einschränken und Handlungsanweisungen sowie Maschineninformationen gezielt auffinden. Die gespeicherte Suche kann jederzeit als Filter aktiviert oder auch über „Sammlungen“ in TopicPilot wieder aufgerufen werden.

Mithilfe von Sammlungen (Favoritenlisten) können Anwender*innen ihre Informationen organisieren und strukturieren: So stehen genau die Daten auf einen Blick zur Verfügung, die für eine bestimmte Tätigkeit an einer bestimmten Maschine benötigt werden. Anwender*innen können mehrere Sammlungen anlegen und diese unterschiedlich benennen. Dadurch lassen sich relevante Informationen bedarfsgerecht ordnen und kategorisieren.

Eine weitere Möglichkeit, auf relevante Inhalte zuzugreifen, bietet die kontextsensitive Vernetzung: Inhalte aus anderen Systemen können sich mit DOCUFY TopicPilot verbinden, z.B. über eine Software, über 3D-Modelle, den Ersatzteilkatalog oder QR-Codes an der Maschine.

Daten stets verfügbar – on- und offline

Auch an Orten, wo keine Internetverbindung besteht, z.B. in Industriehallen, stehen alle Informationen in TopicPilot zur Verfügung: Die benötigten Daten können vorab über die mobilen Applikationen z.B. am Smartphone oder Tablet heruntergeladen werden und sind so jederzeit abrufbar – auch offline.

Datensicherheit

Bei digitalen Anwendungen ist die Frage nach der Sicherheit der Daten besonders relevant. Ein weitreichendes Benutzer- und Rechtemanagement ermöglicht es, den Datenzugriff für Nutzer*innen zu definieren. So kann über eine Rollen- und Rechtekonfiguration genau festgelegt werden, welche Daten genutzt und herunterladen werden dürfen. So hat jeder auch nur genau die Daten zur Verfügung, die er oder sie für die Arbeit oder die aktuelle Situation benötigt.

Hosting und individuelle Anpassungen von TopicPilot

TopicPilot bietet zwei Betriebsmöglichkeiten: on premise oder als Saas-Lösung:

TopicPilot in der Cloud oder on-premises

TopicPilot professional wird als Cloudlösung angeboten und ermöglicht webbasierten und mobilen Zugriff auf alle Funktionalitäten. Die Anpassung der Nutzeroberfläche an das eigene Corporate Design ist einfach möglich. Zum Schutz der Daten garantieren wir, dass sich das Cloud-Rechenzentrum in Deutschland befindet.

TopicPilot enterprise bietet die Möglichkeit, die standardisierten TopicPilot-Apps durch kundenspezifische Zusatzfunktionen zu erweitern und unter dem jeweiligen Firmennamen im App-Store anzubieten. Außerdem ist auch das eigene Hosting des TopicPilot-Servers in Ihrem Rechenzentrum möglich.

Stand-alone-Importer

Mit dem Stand-alone-Importer können Daten direkt aus dem XML-Redaktionssystem DOCUFY COSIMA oder beliebigen anderen Systemen importiert werden. Der Vorteil: Der Importer ist unabhängig von TopicPilot und arbeitet deutlich performanter als bisher, so dass Datenimporte sehr viel schneller durchgeführt werden können.

Dahin geht die Reise – Roadmap 2025

Anwender*innen können sich bei den kommenden Releases auf eine neue TopicPilot Web-App mit Responsive Design freuen, deren moderne Benutzeroberfläche noch übersichtlicher gestaltet ist und auch im Browser für mobile Endgeräte optimiert wurde. Außerdem wird es möglich sein, einzelne Topics oder ganze Sammlungen als PDF-Dateien auszugeben.

Nutzer*innen können DOCUFY TopicPilot in Zukunft auch als Anwendung mit Offline-Funktionalität unter Windows einsetzen. Besonders für Servicetechniker*innen ein enormer Vorteil: Denn häufig ausgestattet mit einem Windows-Notebook oder einem Surface-Gerät mit spezifischer Software, ermöglicht ihnen der TopicPilot-Windows-Client, Topics leichtgewichtig mitzunehmen – und das ganz ohne Apps, bei gleichem Funktionsumfang für Suchen und Filtern. Dokumentation und Topics werden dazu einfach mit einem Server-Account über Sammlungen synchronisiert. 

Mit DOCUFY TopicPilot in die intelligente Informationswelt

Unser Ziel ist es, die tägliche Arbeit mit unseren Softwarelösungen zu vereinfachen und Prozesse sinnvoll zu automatisieren. Gleichzeitig möchten wir Unternehmen den Weg ins Zeitalter von Digitalisierung und Industrie 4.0 ebnen. Denn die Organisation von Informationen wirds zunehmend komplexer und die Qualität der Daten immer entscheidender. Mit unseren Softwareprodukten gelingt es Unternehmen, alle relevanten Informationen zu erschließen und damit den nachhaltigen Unternehmenserfolg zu sichern: Produktspezifische Informationen werden in DOCUFY COSIMA automatisiert erstellt und mit DOCUFY TopicPilot in verschiedene Medien publiziert. So können Unternehmen sicher sein, dass sie mit der DOCUFY Suite auch bei einer hohen Variantenvielfalt weiterhin effizient und rechtskonform arbeiten und gerüstet sind für die Herausforderungen von Digitalisierung und Industrie 4.0. Von der Gewinnung, über die Verarbeitung und Verteilung bis Veröffentlichung: Excellent Information. Everywhere

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Melanie Kunas

Melanie Kunas studierte Anglistik und Germanistik in Köln. Sie arbeitet seit 2015 als Mitarbeiterin im Marketing für DOCUFY.

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