DOCUFY bei der tekom 2021: Strukturierte Metadaten, Multi-Dokumente, Gestaltung von Datenblättern – das sind die wichtigsten Neuerungen bei DOCUFY COSIMA und DOCUFY Layouter.

Um ein Redaktionssystem mit intelligenten Informationen zu bestücken, braucht es ein Klassifikationskonzept, z.B. die von Professor Ziegler entwickelte PI-Klassifikation, eine unternehmenseigene Klassifikation oder das iiRDS-Metadatenmodell. iiRDS (kurz für intelligent information Request and Delivery Standard) ist ein technischer Standard für die Auslieferung von digitalen Anwenderinformationen, z.B. elektronischen Betriebsanleitungen oder Handbücher. Entwickelt wurde iiRDS ab 2016 von einer Expertengruppe der tekom, des Fach- und Berufsverbandes für Technische Kommunikation. DOCUFY ist Gründungsmitglied des iiRDS-Konsortiums.

iiRDS in DOCUFY COSIMA

Zusammen mit unserem Partner plusmeta GmbH haben unsere Softwareentwickler*innen den iiRDS-Export aus COSIMA realisiert: Metadaten und Gültigkeiten, die in COSIMA an den Topics vergeben wurden, bildet das Software-Tool auf die iiRDS-Metadaten ab (sog. Mapping) und generiert daraus ein normenkonformes iiRDS-Paket. Wichtig war dabei, dass COSIMA-Anwender*innen weiter ihre gewohnten Metadaten, Klassifikationen und Gültigkeiten verwenden können – egal ob sie die PI-Klassifikation, das iiRDS-Metadatenmodell oder eine eigene Klassifikation anwenden. Das sehr flexible Mapping macht dies möglich und hilft so wesentlich dabei, Informationen ganz einfach intelligent zu machen. Den aktuellen Stand dieser neuen Integration zeigen wir Ihnen in der COSIMA-Demoversion bei der tekom 2021.

Warum iiRDS?

Vor allem Industrie-4.0-Lösungen erfordern eine Verknüpfung der Technischen Dokumentation von verschiedenen Herstellern (und damit aus verschiedenen Content Management Systemen) in Anlagen und SmartFactories. iiRDS soll dafür einen Standard zu liefern, der den herstellerübergreifenden Austausch und das Zusammenstellen von Anwenderinformationen ermöglicht. Das Ziel: Mit iiRDS-Metadaten angereicherten Content in Self-Service-Portalen, Dokumentationsportalen oder Apps schneller und gezielter auffindbar machen.

Automatisierte Metadatenvergabe mit plusmeta

Apropos „Metadaten“: Gut gepflegte Metadaten sind essentiell wichtig für die digitale Nutzbarkeit der Topics z.B. im Publikationskonfigurator für die automatisierte Publikation, in TopicPilot für die intelligente Suche, in Doku-Apps oder in Service-Assistent. Gleichzeitig ist die nachträgliche manuelle Vergabe von Metadaten aufwendig und fehleranfällig. Dieses Problem löst die Plattform unseres Partners plusmeta: Mit künstlicher Intelligenz (KI) ist sie in der Lage, aus den in COSIMA erfassten Topic-Inhalten automatisch Metadaten zu extrahieren. Bevor die extrahierten Metadaten an die Topics geschrieben werden, können die Redakteur*innen diese prüfen und akzeptieren („human-in-the-loop“-Aspekt). So versehen COSIMA-Anwender*innen auch eine große Anzahl an Topics im Handumdrehen mit Metadaten. Bei der tekom 2021 zeigen wir Ihnen eine Vorab-Version dieses neuen Features.

DOCUFY Layouter: Multidokumente gestalten und aus COSIMA publizieren

Um Druck- und Logistikkosten zu sparen, ist es manchmal notwendig, mehrere Einzeldokumente zu einem Multidokument zusammenzufassen und als PDF zu publizieren. Die Einzeldokumente können dabei nach verschiedenen Kriterien zusammengestellt sein:

• verschiedene Sprachvarianten des gleichen Dokuments (typisch für Consumer-Anleitungen),
• verschiedene Produktvarianten in derselben Sprachvariante desselben Dokumenttyps,
• verschiedene Dokumenttypen derselben Produktvariante in derselben Sprachvariante.

DOCUFY Layouter ermöglicht es, das Layout des Multidokuments mit Umschlagseiten, Vorspann, Inhaltsverzeichnissen und Griffmarken so festzulegen, dass Leser*innen das gesuchte Einzeldokument schnell finden und das Gesamt-Layout möglichst wenig Seiten benötigt. Zudem können für einzelne Sprachvarianten abweichende Schrifteigenschaften festgelegt werden, um z.B. asiatische Sprachen optimal ausgeben zu können.

Datenblätter mit DOCUFY Layouter gestalten und aus DOCUFY COSIMA publizieren

Neben Betriebsanleitungen oder Handbüchern publizieren Technische Redaktionen auch Datenblätter mit Produktdaten als PDFs. Datenblätter zeichnen sich dadurch aus, dass ihr Inhalt auf der ersten Seite direkt unter dem Titelbereich beginnt und auf der letzten Seite mit einem Impressum endet. Mit dem DOCUFY Layouter können Datenblätter flexibel gestaltet werden: Der mächtige Vererbungsmechnismus, der für CD-/CI-konforme Layouts sorgt, greift auch bei Datenblättern, so dass bereits wenige Einstellungen zum gewünschten Ergebnis führen getreu unserem Motto: Layouts einfach gestalten.

DOCUFY COSIMA in der Cloud

Betriebskosten sparen und weniger Aufwand bei der eigenen IT verursachen – das steht bei vielen Technischen Redaktionen (und nicht nur dort) auf der Agenda. DOCUFY COSIMA als Cloudlösung bietet hier entscheidende Vorteile. Die wichtigsten Punkte im Überblick:

Einsparungen bei den Betriebskosten

COSIMA als Cloudlösung spart nicht nur Anschaffungs- und Unterhaltskosten bei der eigenen Hardware, sondern auch bei den anteiligen Aufwänden für IT-Personal. Auch entfällt das Problem des Over-Sizing bei der Hardware: Der Cloud-Anbieter stellt die benötigte Hardware passgenau zur Verfügung. So zahlen Nutzer*innen genau nach „Verbrauch“. Auch Shared-Services (die sog. Public Cloud) können zu weiteren Kosteneinsparungen führen.

Vorteile bei der Finanzierung

In Vergleich zu on-premise-Lösungen entfallen mit einer Cloudlösung die hohen Investitionskosten zu Beginn; und auch die laufenden Kosten im Betrieb fallen nur gering aus.

Aktualität

DOCUFY COSIMA in der Cloud ist sofort nutzbar, es entsteht kein Zeitverlust durch Hardware-Beschaffung, Know-how-Aufbau, Installation oder Upgrades. Neue Funktionen und Fehlerbehebungen können Anwender*innen schneller nutzen, da DOCUFY neuste Releases sofort nach Freigabe installiert und die Redaktionsabteilung nicht mehr davon abhängig ist, wann die eigene IT Zeit für Upgrades hat. Zudem erfolgt die Verteilung der Rich-Client-Upgrades auf die PCs der Redakteure voll automatisch.

DOCUFY COSIMA und DOCUFY Layouter bei der tekom 2021

Weitere Neuigkeiten und alle Infos zu DOCUFY COSIMA und DOCUFY Layouter gibt es bei der tekom Jahrestagung 2021. Besuchen Sie unseren virtuellen Messestand und vereinbaren Sie einen Gesprächstermin. Wir freuen uns auf Sie!