DOCUFY Blog | KI für Technische Redakteure: wie Sie Ihre Arbeit in die Zukunft katapultieren

Wie ist Ihre Meinung zu Künstlicher Intelligenz? Sind Sie eher skeptisch oder sehen Sie die Technologie als Chance für die Zukunft? KI hat das Potenzial, unsere tägliche Arbeit in vielen Bereichen zu erleichtern. So kann sie uns dabei helfen, Texte zu schreiben, Übersetzungen zu erstellen oder Produkte zu entwickeln. Am Beispiel von COSIMA zeigen wir, wie KI bereits heute in der Technischen Dokumentation nutzbringend eingesetzt wird.

DOCUFY hat sich zum Ziel gesetzt, den gesamten Redaktionsprozess mit KI zu unterstützen – dort, wo es sinnvoll und nutzenbringend ist. Schon heute sind einige KI-Add-Ons im Einsatz, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern.

Redaktionsprozess in der Technischen Dokumentation

Die Technische Dokumentation dient in unserer hochtechnisierten Welt heute mehr denn je als Brücke zwischen komplexen technischen Konzepten und dem Verständnis, der Nutzung und der Wartung von Produkten und Systemen. Doch während die Nachfrage nach klaren, präzisen und gut zugänglichen technischen Informationen stetig steigt, ergeben sich auch neue Herausforderungen, insbesondere für Unternehmen, die komplexe Produkte herstellen. Hier kommt die Künstliche Intelligenz (KI) ins Spiel. Denn sie kann die Art, wie technische Dokumentationen erstellt, verwaltet und bereitgestellt werden, revolutionieren, über den gesamten Redaktionsprozess hinweg.

Hier zeigen wir, wo und wie KI in COSIMA bereits im Einsatz ist bzw. demnächst im Einsatz sein wird. Dabei ist es uns wichtig, dass weiterhin der Mensch (der Redakteur, die Redakteurin) als Kontrollinstanz fungiert (Stichwort: Human in the Loop) und die Künstliche Intelligenz niemals „unbeaufsichtigt“ Inhalte erstellt.

KI im Redaktionsprozess mit COSIMA – ein Ausschnitt

Im Redaktionsschritt „Planen und überwachen“ helfen Ihnen die COSIMA-Funktionen Gültigkeiten, Publikationskonfigurator und Variantenmanagement (z.B. mit der PI-Klassifikation nach Prof. Ziegler) dabei, die Inhalte zu klassifizieren. Damit können Sie Dokumente automatisch zusammenstellen, noch zu erstellende und zu überarbeitende Topics identifizieren, anlegen und fehlende initiale Informationen bei Fachabteilungen einholen.

Beim „Erstellen der Technischen Dokumentation“ macht Ihnen die KI in COSIMA das Leben leichter, denn sie liefert Warn- und Sicherheitshinweise (z.B. nach der SAFE-Regel)* und Handlungsanweisungen* quasi auf Knopfdruck. Dazu gibt der Redakteur die Handlungsanweisungen stichwortartig in COSIMA ein, die KI generiert daraus automatisch alle benötigten Schritte direkt mit den entsprechenden XML-Tags:

Abb: Handlungsanweisung von der KI formuliert und strukturiert

Ganz ähnlich funktioniert es beim Warnhinweis: auch hier gibt der Redakteur Stichworte ein, die KI formuliert und strukturiert daraus den passenden Warnhinweis:

Abb: Warnhinweis „Elektrische Gefahr“ von der KI formuliert

Ein weiteres KI-basiertes Feature in COSIMA ist das „Authoring Memory“. Während Sie schreiben, vergleicht es den angefangenen Satz mit bereits vorhandenen Inhalten und lernt kontinuierlich dazu. Werden Ähnlichkeiten entdeckt, erhalten Sie Vorschläge, wie der betreffende Satz lauten könnte. Beides sorgt für Kontinuität im Schreibstil sowie gleichbleibende Textqualität und spart Aufwand sowie (Übersetzungs-)Kosten.

Prozessschritt ‚Prüfen‘

Die COSIMA-Funktion Schematron-Prüfung unterstützt Sie dabei, Regeln, z.B. aus Ihrem Redaktionsleitfaden, einzuhalten: Mit ihrer Hilfe lassen sich sehr detaillierte Prüfungen direkt in COSIMA bereits beim Schreiben vornehmen, z.B. bestimmte Schreibweise von technischen Daten. Damit wird sichergestellt, dass die Inhalte die technischen Qualitätsanforderungen an den Redaktionsleitfaden erfüllen.

Auch bei der allgemeinen Sprachkontrolle in COSIMA, z.B. über eine Integration von Acrolinx oder Congree, handelt es sich um eine künstliche Intelligenz. Diese hat gelernt, wie verständliche Sprache funktioniert und kann daher schon beim Schreiben Vorschläge machen, wie Texte verständlicher und lesefreundlicher formuliert werden – ein Vorteil für den Leser und den Redakteur.

Prozessschritt ‚Übersetzen‘

Das Thema Machine Translation begegnet uns auch im privaten Alltag mit google translate oder DeepL häufig. Auf Knopfdruck kann man sich ganze Aufsätze in die gewünschte Sprache übersetzen lassen. Auch in der Technischen Dokumentation reduziert Maschine Translation die Übersetzungsdauer auf wenige Minuten. In COSIMA erleichtert die intuitive Benutzeroberfläche das notwendige Post Editing, das integrierte Translation Memory wiederum minimiert den Aufwand dafür erheblich. Der Freigabeprozess z.B. mit dem COSIMA Review Client garantiert anschließend die Qualität der Übersetzung.*

Abb: Maschinelle Übersetzung in COSIMA starten

Abb: Übersetzung in COSIMA nachbearbeiten

Was gibt es noch, was kommt noch?

Das war nur ein Ausschnitt aus all den KI-Add-Ons, die Sie bei Ihrer Arbeit mit COSIMA unterstützen können. Weitere KI-Unterstützung im Redaktionssystem COSIMA ist bereits in Planung – mit Augenmaß, denn Nutzengewinn für die Redaktion und die Leser der Dokumentationen ist stets im Fokus all unserer Neuentwicklungen.

Interessiert?

Wir laden Sie herzlich ein, am Beta-Test der KI-Add-Ons teilzunehmen. Die Verwendung der KI-Add-Ons ist bis Ende 2024 für alle COSIMA go! Kunden kostenfrei. Sie können als Beta-Tester aktiv dazu beitragen, die Features weiter zu verbessern. Ihr Feedback ist für uns von hohem Wert, denn wir möchten sicherstellen, dass unser Angebot optimal auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.

Wenden Sie sich bei Interesse am Beta-Test gerne an vertrieb@docufy.de