In unserer Reihe „5 Fragen zu…“ stellen wir Ihnen unsere Tools und deren wichtigste Funktionen und Vorteile vor. Heute: Alles Wissenswerte zu COSIMA
Interviewpartner: Holger Rath, Produktmanager COSIMA und DOCUFY Layouter.
Was ist COSIMA und was kann es?
COSIMA ist ein leistungsstarkes Redaktionssystem, das speziell für die Erstellung, Verwaltung und Publikation von Technischen Dokumentationen entwickelt wurde. Es unterstützt Autoren dabei, komplexe Inhalte effizient zu erstellen und zu strukturieren, weil es auf einem modularen Konzept basiert. Durch die Wiederverwendung von Inhalten und eine zentrale Verwaltung ermöglicht COSIMA konsistente und rechtssichere Dokumentationen für unterschiedliche Ausgabeformate wie PDF, Online-Hilfen oder mobile Anwendungen. Zusätzlich bieten umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten und die Integration von KI-Add-Ons eine hohe Flexibilität, die den Dokumentationsprozess weiter automatisiert und vereinfacht. COSIMA passt sich somit optimal an die individuellen Anforderungen verschiedener Branchen an und ist ideal für Unternehmen, die ihre Dokumentation effizient und zukunftssicher gestalten möchten.
Für wen eignet sich die COSIMA und wem bietet es einen entscheidenden Mehrwert?
COSIMA eignet sich sowohl für Unternehmen, die eine sofort einsatzbereite Lösung benötigen, als auch für solche, die spezifische Anforderungen an ein Redaktionssystem haben. Mit der „ready-to-use“-Variante erhalten Anwender eine vordefinierte Konfiguration, die besonders im Maschinen- und Anlagenbau oder für Software-Dokumentation direkt genutzt werden kann. Dank der flexiblen Konfigurierbarkeit und der Scripting-Schnittstelle lässt sich das System an die täglichen Anforderungen der Anwender anpassen.
Gleichzeitig bietet COSIMA Unternehmen mit sehr individuellen Ansprüchen die Möglichkeit, maßgeschneiderte Anpassungen vorzunehmen und das System optimal in bestehende IT-Strukturen zu integrieren. Die Unterstützung von spezifischen Schnittstellen zu anderen Anwendungen macht COSIMA zur idealen Lösung für Unternehmen, die Wert auf hohe Flexibilität und Integration legen.
Welchen Nutzen hat die Software für mich und wie verändert das Redaktionssystem meinen Berufsalltag?
Mit COSIMA profitieren Anwender von echtem Single-Source-Publishing, das es ihnen ermöglicht, sich voll auf die Inhalte zu konzentrieren. Änderungen oder Ergänzungen lassen sich mit wenigen Klicks in allen gewünschten Ausgabeformaten publizieren – sei es als klassisches PDF, integrierte Online-Hilfe oder über TopicPilot für mobile Endgeräte und das Web. Dies bedeutet eine enorme Zeitersparnis und steigert die Effizienz im Arbeitsalltag, da Dokumente schneller und fehlerfrei aktualisiert werden können. So bleiben die Inhalte konsistent und der gesamte Publikationsprozess wird deutlich vereinfacht.
Wie erleichtert COSIMA die Erstellung und Verwaltung von Technischen Dokumentationen ganz konkret?
COSIMA erleichtert die Erstellung und Verwaltung von Technischen Dokumentationen durch ein leistungsstarkes Modulkonzept, das die Wiederverwendung von Inhalten ermöglicht. Autoren können Informationen in Form von Modulen erstellen, die dann flexibel in verschiedenen Handbüchern oder Anleitungen verwendet werden, wodurch redundante Arbeiten vermieden werden. Die intuitive Benutzeroberfläche unterstützt den schnellen Zugriff auf alle relevanten Inhalte, während Funktionen wie Versionierung und Änderungsverfolgung Transparenz und Kontrolle gewährleisten. Zudem ermöglicht COSIMA eine regelbasierte Steuerung von Textvarianten, um Dokumentationen passgenau für unterschiedliche Zielgruppen oder Produktvarianten zu erstellen. Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Fehler. Die Möglichkeit, mehrsprachige Dokumente zentral zu verwalten, erleichtert zusätzlich die Übersetzungsprozesse. Insgesamt sorgt COSIMA dafür, dass Dokumentationen schneller, konsistenter und effizienter erstellt werden können. COSIMA verfügt außerdem über KI-gestützte Add-Ons, die den Arbeitsalltag erheblich vereinfachen. Mithilfe der KI lassen sich Warn- und Sicherheitshinweise (z.B. nach der SAFE-Regel) sowie Handlungsanweisungen auf Knopfdruck erstellen. Einfach relevante Stichworte eingeben, und die KI erstellt daraus automatisch die erforderlichen Handlungsschritte oder passenden Warnhinweise. Zusätzliche KI-Funktionen unterstützen bei der Überprüfung von Warnhinweisen auf die korrekte Einstufung des Gefährdungsgrades oder generieren automatisch Indexeinträge für das Stichwortverzeichnis.
Wie ist COSIMA in das Produktportfolio von DOCUFY integriert?
Unsere Lösungen sind miteinander verzahnt, um eine effiziente Zusammenarbeit zu gewährleisten. Das Redaktionssystem COSIMA sorgt für eine schnelle und normgerechte Erstellung der Technischen Dokumentation, während DOCUFY Machine Safety eine strukturierte und gesetzeskonforme Risikobeurteilung unterstützt. Die dabei generierten Informationen, wie Sicherheitshinweise, erforderliche Qualifikationen des Personals, Schutzausrüstungen und visuelle Darstellungen, können direkt in die mit COSIMA erstellten Anleitungen übernommen werden. Dies ermöglicht eine enge Verzahnung von Risikobeurteilung und Betriebsanleitung und minimiert Übertragungsfehler. Dadurch wird der gesamte Prozess der Risikobeurteilung sowie der CE-Kennzeichnung deutlich beschleunigt und vereinfacht. DOCUFY Layouter sorgt für eine flexible und ansprechende Gestaltung der Ausgabe-Layouts, und das ganz ohne Programmierkenntnisse. Dadurch werden alle Dokumente optisch und inhaltlich perfekt auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten. Mit TopicPilot lassen sich die Inhalte schließlich digital und gerätespezifisch veröffentlichen.
